صرف آفس طریقہ کار دستی سانچہ جس کی آپ کو ضرورت ہوگی

آفس کے طریقہ کار دستی

اگر آپ کے پاس دفتری طریقہ کار ہے تو آپ کو دستاویزات کرنے کی ضرورت ہے ، تو آپ شاید دفتر کے طریقہ کار دستی سانچے کو استعمال کرسکتے ہیں۔ ٹیمپلیٹس آپ کی زندگی کو آسان بناتے ہیں ، جس سے آپ کو ٹھوس نقطہ آغاز فراہم کرتے ہیں اور یہ یقینی بنانے میں مدد ملتی ہے کہ آپ کوئی اہم معلومات کو ترک نہیں کرتے ہیں۔



آپ کو پہلے کیوں دفتر کے طریقہ کار کو دستاویز کرنے کی ضرورت ہوگی؟ دوسرے الفاظ میں ، آپ کو دفتر کے طریقہ کار کا دستی تخلیق کرنے کی کیا ضرورت ہے؟

حامی ٹپ: اگر آپ دور دراز ملازم ہیں یا کسی ٹیم کا حصہ ہیں جس میں دور دراز کارکنان جڑے رہنے کا کوئی مؤثر طریقہ تلاش کر رہے ہیں تو ہم تجویز کرتے ہیں کہ آپ اسے چیک کریں۔ نیکسٹیوا . جدید تقسیم شدہ افرادی قوت کے لئے بالکل تیار ، نیکسٹیوا کی وائس اوور انٹرنیٹ پروٹوکول (VoIP) ٹکنالوجی آپ کے ملازمین کو کمپیوٹر یا فون کا استعمال کرتے ہوئے کسی بھی جگہ سے واضح کال کرنے کی اجازت دیتی ہے۔

عمدہ سوال۔ عمومی عقل سے پتہ چلتا ہے کہ دستور العمل دستورالعمل عمومی طور پر ایک اچھا خیال ہے ، لیکن دفتر کے طریقہ کار دستی کو تشکیل دینے کے متعدد مخصوص فوائد بھی ہیں:



  • اگر آپ چھٹی پر جاتے ہیں تو پھر کوئی بھی آپ کے اہم کاموں کو انجام دینے کے لئے دستی استعمال کرسکتا ہے۔ یہ دستی آپ کے کام کرنے والوں کی مدد کرنے میں مدد کرتا ہے ، اور اس سے آپ کو ذہنی سکون بھی ملتا ہے کیونکہ آپ کو معلوم ہوگا کہ آپ کے کام کا احاطہ کیا ہوا ہے ، اور صحیح طریقے سے بھی احاطہ کرتا ہے۔ آپ نے دستی تحریر کیا ، آخر!
  • اگر آپ کو کسی نئے ملازم پر سوار ہونے کی ضرورت ہے تو ، آپ دستی کی کاپیاں کے ساتھ نئی بھرتی فراہم کرسکتے ہیں۔ آپ آسانی سے سارے عمل اور طریقہ کار کی وضاحت کرسکیں گے کیونکہ نیا ملازم بھی ساتھ ہی چلتا ہے ، کیوں کہ دستی میں سب کچھ واضح طور پر بیان کیا جائے گا۔
  • اگر آپ کو انتظامیہ کو اپنے فرائض اور عمل کی وضاحت کرنے کی ضرورت ہے ، تو آپ کے پاس اپنی سمجھداری کی انگلیوں پر اپنے تمام اہم عملوں اور کاموں کا ایک دستاویزی اکاؤنٹ ہوگا۔
  • اگر آپ کبھی بھی اپنی موجودہ ملازمت چھوڑ دیتے ہیں ، تو آپ جانے سے پہلے اپنے تمام عمل کو ریکارڈ کرنے کے لئے آپ کو گھبرانے کی ضرورت نہیں ہوگی۔ اس سے آپ کی تبدیلی اور مجموعی طور پر کمپنی کو بھی ایک فائدہ اٹھانے میں مدد ملے گی جس میں ایک حوالہ دستی موجود ہے جو رش میں اکٹھا نہیں ہوا تھا۔

SN_SwagBox_banner

ذیل میں دیئے گئے ٹیمپلیٹس اور اشارے آفس مینیجرز اور ایگزیکٹو اسسٹنٹس کو دستاویز کرنے اور ان کے کام کرنے کی کوشش اور حقیقی کاموں میں مدد کرتے ہیں۔

(PS - خصوصی طور پر کے لئے ہمارے ایک نجی ایف بی گروپ میں شامل ہوں ایگزیکٹو اسسٹنٹس یا آفس مینیجرز . یہ ایک برادری ہےآپ کو اپنے کردار میں درپیش چیلنجوں کے وسیع میدان عمل پر قابو پانے کے طریقہ کار سے منسلک ، تعاون اور مشورے کرنا۔)



شیڈ سے اتر جاؤ

آفس کے طریقہ کار دستی کے بہترین طریقہ کار

ایک موثر آفس طریقہ کار دستی ٹیمپلیٹ بنانے کے لئے آپ کو درکار ہر چیز یہ ہے۔

آفس کے طریقہ کار دستی کے بہترین طریقہ کار

  1. ایس ایک خاکہ کے ساتھ اپنے دستی کو کھرچنا۔ پیٹریسیا روب کے مطابق ، مصنف کام کرنے کے سارے راستے پر ہنسنا: آج کے انتظامی معاون کیلئے ایک بقا کا بلاگ ، 'آپ کو اپنے فرائض کو منطقی شکل میں ترتیب دینا چاہئے کہ یہ آپ کسی بھی چیز کو کس مقام پر رکھنا چاہتے ہیں اس کا نقشہ تیار کریں۔ ایک بار جب آپ نے مندرجات کی میز مکمل کرلی ہے تو ، آپ واپس جاسکتے ہیں اور تفصیلات کو پُر کرسکتے ہیں۔ '
  2. اپنی بنیادی ذمہ داریوں کو نکالنے کے لئے حالیہ جائزوں سے اپنی ملازمت کی تفصیل اور کسی دستاویزات کا استعمال کریں۔ آپ کے دستی کو قدم بہ قدم فیشن میں کور کرنا چاہئے ، ان بنیادی ذمہ داریوں میں سے ہر ایک کو کیسے انجام دیا جائے۔
  3. آپ کو دستاویز کرنے کی ضرورت ہے کسی بھی طریقہ کار سے آپ کو دستاویز کرنے کی ضرورت ہے کسی بھی پالیسیوں کو الگ کریں. کے مطابق تعمیل پل ، 'ایک پالیسی کام کے مقام کے طرز عمل جیسے قواعد کا ایک مجموعہ بیان کرتی ہے ، جبکہ ایک طریقہ کار میں وہ اقدامات متعین کیے جاتے ہیں جو آپ کو کسی نئے ملازم کے جہاز میں اتارنے کے ل should اختیار کرنا چاہئے۔' جب آپ چاہتے ہیں کہ کسی کو معلوم ہو کہ آپ کچھ کیوں کرتے ہیں تو ، پالیسی بنائیں اور ریکارڈ کریں۔ جب آپ چاہتے ہیں کہ کسی کو کچھ کرنا ہے تو یہ طریقہ کار تشکیل دیں اور ریکارڈ کریں۔
  4. دستی کو صاف اور جامع زبان میں لکھیں۔ ایک خفیہ طریقہ کار دستی عملی طور پر بیکار ہے۔ آپ کے لئے یہاں دفتر کا ایک نیا محاورہ ہے: ایک طریقہ کار دستی جس کو کوئی نہیں سمجھ سکتا ہے وہ کسی کو کوئی بھلائی نہیں دے گا۔
  5. عنوانات اور بلٹ پوائنٹس شامل کریں۔ واضح زبان میں طریقہ کار لکھنے کے علاوہ ، جرات مندانہ عنوانات ، بلٹ پوائنٹس ، ٹیبلز اور دیگر استعمال کرتے ہوئے اہم عنوانات اور راستے پر کال کریں۔ بصری عناصر جو متن کے بلاکس کو توڑ دیتا ہے۔ اس سے کسی کو بھی دستی سکیم اور متعلقہ حصوں میں جانے میں مدد ملتی ہے۔
  6. اس شخص کے لئے رابطہ کی معلومات شامل کریں جو اس عمل کا مالک ہے ، امکان خود یہ دستی استعمال کرنے والے ہر شخص کو یہ جاننے میں مدد کرتا ہے کہ اگر ان کے سوالات ہیں تو وہ کس سے رابطہ کرے۔
  7. دستی کی توثیق کریں۔ کسی ایسے شخص کو جس کا اندازہ نہیں ہے کہ آپ دستی کو کیا پڑھتے ہیں۔ آپ کے ساتھی نے دستی پڑھنے کے بعد ، اس سے پوچھیں کہ وہ آپ کو پلے بائی پلے چلائیں ، کہ وہ کسی بھی دن میں کیا کرے گا۔ اگر وہ پھسل جاتا ہے ، تو پھر دستی تحریر یا ساخت میں یہ غلطی ہے۔
  8. دستی کو ایک قابل تلاش پی ڈی ایف بنائیں۔ اس سے لوگوں کو کہیں زیادہ نفاست کے ساتھ تلاش کرنے کی اجازت ملتی ہے کہ وہ آپ کی گولیوں اور سرخی کو اچھالنے کے لئے محض اپنی آنکھوں کی چشموں کا استعمال کرکے حاصل کرسکتے ہیں ، قطع نظر اس کے کہ وہ کتنے منظم ہیں۔
  9. دستی تیار کی گئی تاریخ کے ساتھ ساتھ اسے آخری بار اپ ڈیٹ کرنے کی تاریخ بھی شامل کریں۔ اس سے صارفین کو یہ تصدیق کرنے میں مدد ملے گی کہ وہ موجودہ معلومات حاصل کررہے ہیں۔
  10. ہر طریقہ کار کے لچکدار اور اختیارات فراہم کریں۔ کے مطابق پالیسی لکھنے کی ایک گائیڈ ، 'جب ممکن ہو تو ، طریقہ کار کو صارف کے اختیارات پیش کرنا چاہ.۔ وہ طریقہ کار جو غیر ضروری طور پر پابند ہیں ان کی افادیت کو محدود کرسکتے ہیں۔ کچھ معاملات میں ، دستی استعمال کرنے والے افراد صرف 'پُر کرنا' ہوں گے اور ممکن ہے کہ وہ کسی T کے قواعد پر عمل کرنے کے لئے پوری طرح سے وقف نہ ہوں۔ اگر وہ کسی ایسی چیز پر آجاتے ہیں جس میں وہ واقعی ایسا کرنے کو پسند نہیں کرتے ہیں ، تو شاید وہ ایسا نہیں کریں گے۔ یہ.
  11. گریز کریں بشمول معلومات یہ جلد ہی فرسودہ ہوسکتا ہے۔ مثال کے طور پر ، اگر کسی طریقہ کار میں کمپنی میں کسی کے ساتھ تعاون کرنا شامل ہے ، تو آپ اس شخص کے نام کے بجائے اس مقام کے عنوان کو آسانی سے استعمال کرسکتے ہیں۔ جب لوگ کمپنی سے چلے جاتے ہیں تو ، دستی کارآمد رہے گا۔
  12. جب ضروری ہو تو سیاق و سباق کو شامل کریں۔ ایسی کسی بھی شرائط کی وضاحت کریں جو آپ کے منصب سے مخصوص جارگان کی طرح لگیں ، یا کسی ایسے طریقہ کار کی وضاحت کریں جس کے لئے کچھ سیاق و سباق کو سمجھنے کی ضرورت ہو۔ مثال کے طور پر ، آپ کمپنی کی سالانہ رپورٹ کو 'سالانہ' کے طور پر حوالہ دے سکتے ہیں۔ اگر آپ کسی بھی طریقہ کار میں اس کا تذکرہ کرتے ہیں تو ، اسے 'کمپنی کی سالانہ رپورٹ' کے طور پر دیکھنا یقینی بنائیں۔ اگر کوئی طریقہ کار کا جائزہ لے رہا ہے تو ، وہ 'سالانہ' کی اہمیت کو کم سمجھ سکتے ہیں اور اگر شارٹ کٹس کو نہیں جانتے ہیں تو وہ کیا ہے۔
  13. اپ ڈیٹ کا منصوبہ اور کیلنڈر بنائیں۔ آفس کے طریقہ کار دستی مستحکم دستاویز نہیں ہوتا ہے اور اس کے لئے ہر بار کچھ نہ کچھ احیا کرنے کی ضرورت ہوگی۔ کام کرنے کے لئے آپ کو اس کی دیکھ بھال کرنے کی ضرورت ہوگی۔
  14. محکموں کے تنظیمی چارٹ شامل کریں اور آپ کی کمپنی کے اندر موجود پوزیشنوں کو یقینی بنائے کہ دستی قارئین نقطوں کو جوڑسکیں۔
  15. تعدد کے مطابق طریقہ کار اور کاموں کو منظم کریں۔ یہ واضح کریں کہ اگر کوئی طریقہ کار بند یا بار بار چلنے والا روزانہ ، ہفتہ وار ، ماہانہ ، یا سالانہ کام ہوتا ہے۔
  16. شامل کریں کہ ہر طریقہ کار میں کتنا وقت لگے گا۔ اس سے صارفین کی توقعات کا انتظام اور ان کا مؤثر طریقے سے اپنا وقت مختص کرنے میں مدد ملے گی۔
  17. پیٹریسیا روب چیک لسٹس کو شامل کرنے کی بھی سفارش کرتا ہے دستی استعمال کرنے والوں کی مدد کرنے کے ل sure اس بات کو یقینی بنائیں کہ وہ تمام اہم طریقہ کار کو کور کررہے ہیں۔

آفس کے طریقہ کار کے دستی سانچے

دفتر کے طریقہ کار دستی سانچے پر کام کرنا

اس سانچے کو جتنی بار اپنے تمام ضروری فرائض کو پورا کرنے کی ضرورت ہو استعمال کریں۔

اپنے طریقہ کار دستی میں ایک کام کے طریقہ کار کی خاکہ کے ل below نیچے دی گئی معلومات شامل کریں۔

  • ٹاسک:
  • مطلوبہ وقت:
  • شامل محکمے:
  • شامل عہدے:
  • ہم یہ کیوں کرتے ہیں:
  • جب ہم یہ کرتے ہیں:
    • روزانہ:
    • ہفتہ وار:
    • ماہانہ:
    • سالانہ:
  • ہم یہ کیسے کرتے ہیں:
    • مرحلہ نمبر 1:
    • مرحلہ 2:
    • مرحلہ 3:
    • مرحلہ 4:
    • مرحلہ 5:
  • کلیدی فراہمی / تکمیل کا نشان:

آفس کے طریقہ کار دستی مثالیں

آفس کے طریقہ کار کا دستی سانچہ

ممکن ہے کہ آپ کے دفتر کے طریقہ کار دستی کاموں کی ایک سیریز سے بنے ہوں گے ، کچھ متعلقہ اور دیگر مکمل طور پر الگ۔ ظاہر ہے ، ایک ساتھ گروپ سے متعلق کام۔ کاموں کے مابین روابط کی نشاندہی کرنے کیلئے لائنوں یا فلو چارٹس کو شامل کریں۔

مثال 1:

  • ٹاسک: لے لو کی انوینٹری آفس سنیک اسٹیشن
  • مطلوبہ وقت: کے بارے میں 15 منٹ
  • شامل محکمے: N / A؛ ہر ایک نمکین سے لطف اندوز ہوتا ہے ، لیکن آفس منیجر واحد شخص ہے جو ناشتے منگوانے اور انوینٹری لینے کا ذمہ دار ہے
  • شامل عہدے: N / A؛ یہ ایک سولو ٹمٹم ہے
  • ہم یہ کیوں کرتے ہیں: اس بات کا یقین کرنے کے لئے کہ ہمارے ناشتے کی مقدار پورے دفتر میں اصل ترجیحات اور کھپت کی عکاسی کرتی ہے۔
  • جب ہم یہ کرتے ہیں:
    • روزانہ: دو بار ، صبح کی پہلی چیز اور شام کو آخری چیز۔
  • ہم یہ کیسے کرتے ہیں:
    • مرحلہ نمبر 1: ناشتے گنیں۔
    • مرحلہ 2: مجموعی مقدار کو ریکارڈ کریں۔
    • مرحلہ 3: ہر مخصوص ناشتے کی ریکارڈ مقدار۔
    • مرحلہ 4: اپنے آخری دن کے دورے کے دوران ، اس کے مطابق ناشتے کو دوبارہ بند کریں۔
    • مرحلہ 5: ضروری کے طور پر کوئی آرڈر دیں۔
  • کلیدی فراہمی / تکمیل کا نشان: ایک دوبارہ ذخیرہ کرنے والی سنیک اسٹیشن۔

SN_SwagBox_banner

بکنگ ٹریول

مثال 2:

  • ٹاسک: ایگزیکٹو قیادت کمیٹی کے اجلاس کے لئے سفر نامہ بنائیں
  • مطلوبہ وقت: 30 منٹ
  • شامل محکمے: N / A؛ کمیٹی میں ہر محکمہ کے رہنما شامل ہیں ، لیکن اس سفر نامے میں صرف انتظامی ٹیم ہی شامل ہے۔
  • شامل عہدے: ہر بڑے محکمہ کے سربراہ کے لئے ایگزیکٹو اسسٹنٹس کو سفر کے ل items اشیاء شامل کرنے اور حتمی سفر نامے کا جائزہ لینے اور سائن آف کرنے کی ضرورت ہوگی۔
  • ہم یہ کیوں کرتے ہیں: ایگزیکٹو لیڈرشپ کمیٹی کے ہر اجلاس کی کامیابی کا ایک سفر نامہ مرکزی حیثیت رکھتا ہے۔ قائدین اس سفر نامے کو سنجیدگی سے لیتے ہیں اور اس سے گفتگو کے نکات ، پریزنٹیشنز اور مزید بہت کچھ کی منصوبہ بندی کرتے ہیں۔
  • جب ہم یہ کرتے ہیں:
    • روزانہ: اگرچہ میٹنگ ہفتے میں صرف ایک بار ہوتی ہے ، اس منصوبے کے منصوبے کی منصوبہ بندی کا عمل کئی دن تک طے ہوتا ہے اور اجلاس سے پہلے دن سے بہت پہلے شروع ہوتا ہے۔ جتنی جلدی ہو سکے اور سفر کے راستے بنانے کے عمل کو جاری رکھنے کے لئے ہر دن کچھ اشیاء کریں۔
  • ہم یہ کیسے کرتے ہیں:
    • مرحلہ نمبر 1: سفر کے دوسرے نکات حاصل کرنے کے لئے دوسرے محکمہ کے ایگزیکٹو اسسٹنٹس کو ای میل کریں۔
    • مرحلہ 2: دوسرے EAs کے ان پٹ کا استعمال کرکے سفر نامہ کا پہلا مسودہ تشکیل دیں۔
    • مرحلہ 3: جائزہ اور منظوری کے لئے دوسرے EAs کو ڈرافٹ سفر نامہ ارسال کریں۔
    • مرحلہ 4: تاثرات جمع کریں اور حتمی سفر نامے کو پالش کریں۔
    • مرحلہ 5: سفر کے تمام شرکا کو سفر نامہ ارسال کریں۔
  • کلیدی فراہمی / تکمیل کا نشان: اس سفر نامے کو میٹنگ سے کم از کم ایک دن قبل (منگل کو) اجلاس کے سبھی شرکاء تک پہنچایا جاتا ہے۔

کاروباری سفر

مثال 3:

  • ٹاسک: ایک ایگزیکٹو کے بزنس ٹریول سفر بنائیں۔
  • مطلوبہ وقت: 1-2 گھنٹے
  • شامل محکمے: N / A
  • شامل عہدے: N / A
  • ہم یہ کیوں کرتے ہیں: سفر کے پروگرام ایک ایگزیکٹو کے کاروباری سفر کے منصوبوں کی کامیابی کے لئے مرکزی حیثیت رکھتے ہیں۔
  • جب ہم یہ کرتے ہیں:
    • ضرورت کے مطابق: جب آپ ایگزیکٹو کے پاس ٹرپ لیتے ہیں تو آپ کو معلوم ہوگا کہ سفر کا سفر نامہ بنانا ضروری ہے۔
  • ہم یہ کیسے کرتے ہیں:
  • کلیدی فراہمی / تکمیل کا نشان: ایxecutt کی روانگی کی تاریخ سے کم از کم ایک ہفتہ قبل ایک سفر نامہ ہوتا ہے۔

کیا آپ نے کبھی آفس طریقہ کار دستی تیار کیا ہے؟ کن نکات ، چالوں ، اور بہترین طریقوں نے آپ کو پٹری پر رکھا؟ اپنے تجربات کو نیچے دیئے گئے تبصروں میں شیئر کریں۔

(PS - خصوصی طور پر کے لئے ہمارے ایک نجی ایف بی گروپ میں شامل ہوں ایگزیکٹو اسسٹنٹس یا آفس مینیجرز . یہ ایک برادری ہےآپ کو اپنے کردار میں درپیش چیلنجوں کے وسیع میدان عمل پر قابو پانے کے طریقہ کار سے منسلک ، تعاون اور مشورے کرنا۔)

وسائل کے وسائل کس طرح:

36 آپ کی ٹیم کے بہترین کام کو متاثر کرنے کے لئے آفس سجاوٹ کے خیالات

25 مہاکاوی آفس پارٹی کے آئیڈیاز جن میں ہر ایک ہفتوں کے لئے بزنس کرے گا

زیادہ سے زیادہ پیداوری کے لئے 19 کِکاس آفس آرگنائزیشن آئیڈیاز

25 تخلیقی آفس بلیٹن بورڈ کے خیالات جو دراصل پڑھیں

101 تفریحی آفس گیمز اور سرگرمیاں جو کام کو حیرت انگیز بناتی ہیں

15 تخلیقی آفس لے آؤٹ خیالات جو لوگوں کو انتہائی پرجوش بناتے ہیں

7 تفریحی دفتر کی سالگرہ کے خیالات جو پائی کی طرح آسان ہیں

کام کی جگہ پر ہونے والے واقعات کا تقویم: سال کے ہر حصے کے لئے آفس واقعات

ہم نے کام کے مقام پر آفس پالتو جانوروں کو مفت لگاؤ ​​دیا - یہ ہمارے آفس کو بہتر بنانے کا طریقہ ہے

آفس منتقل کی منصوبہ بندی کر رہے ہو؟ یہاں آپ کو جاننے کی ضرورت ہے

کسی بھی آفس میں مستند اسٹارٹ اپ وائب لانے کا طریقہ

آفس فائلنگ سسٹم کو کس طرح منظم کرنا ہے اس کی تعریفی گائیڈ

چھوٹی کمپنیوں کے لئے 18 ہالیڈے پارٹی کے آئیڈیاز جو بڑے تفریحی ہیں

اپنی اگلی کمپنی کو ناقابل فراموش کرنے کا طریقہ

آپ کو صرف کارپوریٹ ایونٹ پلاننگ چیک لسٹ کی ضرورت ہوگی

کام (کام کی جگہ پر) پینے کے لئے جدید ہدایت نامہ

یادگار نئے ملازمین کے اعلانات کرنے کے 7 تخلیقی طریقے

21 مزاحیہ آفس مذاق کرتا ہے (امید ہے کہ) آپ کو فارغ نہیں کریں گے

17 کمپنی سویگ آئیڈیاز ملازمین واقعی چاہتے ہیں

بہترین کانفرنس کال سروس منتخب کرنے کے لئے آپ کی A-Z چیٹ شیٹ

ایک کامیاب کمپنی نیوز لیٹر کے لئے مکمل گائیڈ [ٹیمپلیٹس کے ساتھ]

کسی کمپنی کو کس طرح پیچھے ہٹانا ہے جس کے بارے میں ہر ایک پھیل جائے گا