ایگزیکٹو اسسٹنٹ بمقابلہ انتظامی اسسٹنٹ: کیا فرق ہے؟

انتظامی معاون بمقابلہ انتظامی معاونین

چھوٹے گروپ کے لئے برف توڑنے والا کھیل

ایک انتظامی معاون سے انتظامی ایگزیکٹو اسسٹنٹ سے کیا فرق ہوتا ہے؟ ان دونوں پوزیشنوں کے مابین کوئی بھی فیصلہ کرنے والا اسے تھوڑا سا الجھا ہوا ہوسکتا ہے۔

ایگزیکٹو اسسٹنٹس (EAs) اور انتظامی اسسٹنٹس (AAs) کی ذمہ داریاں ایک کمپنی میں آسکتی ہیں اور کسی دوسری کمپنی میں اس سے کہیں زیادہ مختلف ہوسکتی ہیں۔ لوگ دونوں عنوانوں کو کچھ پیشوں میں ایک دوسرے کے ساتھ بدل سکتے ہیں جبکہ دوسرے شعبوں میں یہ فرض کیا جاتا ہے کہ ایگزیکٹو اسسٹنٹس اور ایڈمنسٹریٹو اسسٹنٹس مکمل طور پر مختلف ٹیموں پر مشتمل ہوں گے۔

ہم یہاں موجود علمی خلا کو پر کرنے کے لئے موجود ہیں جو آپ کو تعجب کرتے وقت ، ایگزیکٹو اسسٹنٹ بمقابلہ انتظامی معاون: کیا اس میں کوئی فرق ہے؟ ہم نے ایک ساتھ مل کر ایسی معلومات کھینچ لی ہیں جس سے دونوں پوزیشنوں کا موازنہ اور اس کا موازنہ کرنا آسان ہو۔ یہاں سب کچھ ہے کوئی انتظامی میدان میں آغاز کرنے کے لئے ایگزیکٹو اسسٹنٹ یا انتظامی اسسٹنٹ ہونے کے بارے میں جاننے کی ضرورت ہے۔

(- ہمارے کسی نجی ایف بی گروپ میں شامل ہوں خصوصی طور پر ایگزیکٹو اور انتظامی معاونین کے لئے۔ یہ ایک برادری ہےآپ کو اپنے کردار میں درپیش چیلنجوں کے وسیع میدان عمل پر قابو پانے کے طریقہ کار سے منسلک ، تعاون اور مشورے کرنا۔)

کلیدی اختلافات: ایگزیکٹو اسسٹنٹ بمقابلہ انتظامی اسسٹنٹ

انتظامی معاون بمقابلہ انتظامی معاونین: کلیدی اختلافات

ایگزیکٹو اسسٹنٹس اور ایڈمنسٹریٹو اسسٹنٹس میں کافی حد تک ذمہ داریاں ، بنیادی مہارتیں اور مثالی خصوصیات شامل ہیں۔ چونکہ یہ کردار کمپنی سے دوسرے کے لحاظ سے مختلف ہوتے ہیں ، لہذا مخصوص اختلافات کو دور کرنا مشکل ہوسکتا ہے جو ہر EA اور ہر AA پر لاگو ہوتا ہے۔

دونوں کردار یقینی بناتے ہیں کہ ان کی کمپنیاں زیادہ سے زیادہ موثر انداز میں کام کریں۔ کلیدی فرق ہر عہدے کی توجہ کا مرکز ہے۔

  • انتظامی معاونین اکثر پورے محکموں یا عمل پر توجہ دیتے ہیں۔
  • ایگزیکٹو اسسٹنٹس اکثر مخصوص لوگوں اور عہدوں پر توجہ دیتے ہیں۔

عملی طور پر یہ کلیدی فرق کی طرح نظر آنے کی کچھ مثالیں یہاں ہیں۔

  • ایک کانفرنس روم کیلنڈر (AA) کا انتظام کرنا۔ بمقابلہ صرف ایک ایگزیکٹو کے سفری کیلنڈر (EA) کا انتظام کرنا۔
  • کمپنی اکاؤنٹ (AA) کو بمقابلہ ایک مخصوص شخص (EA) کے لئے روٹنگ خط و کتابت کو بھیجے گئے ای میلز کا جواب دینا
  • ایگزیکٹو (EA) سے ملنے سے پہلے ان تمام گاہکوں اور ملاقاتیوں کا تفریح ​​کرنا جو فرنٹ ڈیسک (AA) میں چیک ان کرتے ہیں۔

انتظامی معاون بمقابلہ انتظامی معاون: کام کی تفصیلات

ایگزیکٹو اسسٹنٹ اور انتظامی اسسٹنٹ

ایگزیکٹو اسسٹنٹ

عام طور پر ، ایک ایگزیکٹو اسسٹنٹ ایگزیکٹوز یا ایگزیکٹوز کی ٹیم کی مدد کرتا ہے۔ ایک ایگزیکٹو اسسٹنٹ کی مخصوص ذمہ داریاں کمپنی سے کمپنی اور ایگزیکٹو سے ایگزیکٹو تک مختلف ہوتی ہیں۔ بیشتر EAs مسائل حل کرتے ہیں ، کاروباری حکمت عملی وضع کرتے ہیں ، منصوبوں کا انتظام کرتے ہیں ، پروگراموں کی منصوبہ بندی کرتے ہیں ، مواصلات کی رہنمائی کرتے ہیں اور بہت کچھ۔ زیادہ تر انتظامی معاونین متعدد انتظامی کام انجام دیتے ہیں جیسے کیلنڈرنگ اور کارپوریٹ سفر منصوبہ بندی اس دوران مشن سے چلنے والے کمپنی کے منصوبوں سے بھی نمٹنا۔

ایگزیکٹو اسسٹنٹ ذمہ داریوں میں شامل ہیں:

  • پے رول کو سنبھالنا
  • آفس ڈیزائن اور ترتیب میں بہتری کی منصوبہ بندی
  • بورڈنگ اور نئے ملازمین کی آف بورڈنگ
  • آپریشن کے کاموں کا نظم و نسق ، بشمول ملازمین سے متعلق انعامات ، پارکنگ اور عمارت کی دیکھ بھال
  • براہ راست ایگزیکٹوز کی مدد
  • ٹکنالوجی اور آفس آلات سے متعلق امور اور تازہ کاریوں سے نمٹنا
  • پروگراموں کی منصوبہ بندی
  • ہم آہنگی کا سفر
  • تقویم کا انتظام اور کیلنڈرز کا انتظام
  • رپورٹیں بنانا

نمونہ ایگزیکٹو اسسٹنٹ ملازمت کی تفصیل

ZipRecruiter ایک مددگار نمونہ ایگزیکٹو اسسٹنٹ ملازمت کی تفصیل پیش کرتا ہے جو درج ذیل فرائض اور ذمہ داریوں کی فہرست دیتا ہے:

  • فون کے استفسارات کا جواب دینا ، کالوں کو ہدایت دینا ، اور کمپنی کی بنیادی معلومات فراہم کرنا
  • آرام دہ اور پرسکون طریقے سے کلرکی فرائض کی انجام دہی ، میمو لینا ، فائلیں برقرار رکھنا ، اور دستاویزات کا اہتمام کرنا۔ ضرورت کے مطابق فوٹو کاپی ، فیکسنگ ، کولیٹنگ وغیرہ۔
  • سفر ، رہائش ، سفر کے پروگراموں ، اور انتظامات سے متعلق تمام خط و کتابت کا انتظام کرنا۔
  • اجلاسوں ، کاروباری لنچوں ، یا کلائنٹ ڈنر جیسے پروگراموں کا اہتمام اور ان کا اطلاق کرتا ہے

انتظامی معاون

مصروف ایگزیکٹو اسسٹنٹ

کے مطابق بیورو آف لیبر کے اعدادوشمار ، انتظامی معاونین (AA) “معمول کے علما اور انتظامی فرائض سرانجام دیتے ہیں۔ وہ فائلیں ترتیب دیتے ہیں ، دستاویزات تیار کرتے ہیں ، ملاقاتوں کا وقت مقرر کرتے ہیں اور دوسرے عملے کی حمایت کرتے ہیں۔

بہت سے تجربہ کار انتظامی معاونین مزید بہتر خلاصے فراہم کرتے ہیں ، وضاحت کرتے ہوئے کہ انتظامی معاونین بہت زیادہ کچھ کرتے ہیں اور کاروباری اداروں کو آسانی سے چلانے میں مدد کے لئے ہر ممکن کام کرتے ہیں۔

انتظامی اسسٹنٹ ذمہ داریوں میں شامل ہیں:

  • آفس مواصلات کا انتظام کرنا
  • ٹیکنالوجی اور دفتری سامان ہینڈل کرنا
  • پروگراموں کی منصوبہ بندی
  • ہم آہنگی کا سفر
  • تقویم اور کیلنڈرز کا انتظام
  • رابطہ کی فہرستوں کو برقرار رکھنا
  • رکھنا دفتر فائلنگ کے نظام ترتیب میں
  • سلام کرنے والوں کو
  • رسیدیں بنانا
  • دفتر کی فراہمی کا سراغ لگانا اور آرڈر کرنا
  • صحت فراہم کرنا آفس سنیک اسٹیشن اور دوسرے بھیک مانگتے ہیں

نمونہ انتظامی اسسٹنٹ ملازمت کی تفصیل

ایک نمونہ انتظامی اسسٹنٹ ملازمت کی تفصیل قابل عمل مندرجہ ذیل کام کو مختصر پیش کرتے ہیں:

'ہم متعدد انتظامی اور علمی کاموں کو انجام دینے کے لئے ایک ذمہ دار انتظامی اسسٹنٹ کی تلاش میں ہیں۔ انتظامی معاون کے فرائض میں ہمارے مینیجرز اور ملازمین کو مدد فراہم کرنا ، روزانہ دفتری ضروریات میں مدد کرنا اور ہماری کمپنی کی عمومی انتظامی سرگرمیوں کا انتظام کرنا شامل ہیں۔

انتظامی معاون بمقابلہ انتظامی معاون: ضروری ہنر

اسسٹنٹ ہنر

ایگزیکٹو اسسٹنٹس بہترین ہوتے ہیں جب ان کے پاس مندرجہ ذیل ہوتے ہیں بنیادی مہارت :

  • وسیلہ پن وقت اور حساس دباؤ کی صورتحال میں حل اور متبادل تیار کرنا۔
  • کرنے کی صلاحیت دباؤ میں پرسکون رہیں مؤثر طریقے سے ایگزیکٹوز کی خدمت اور مسائل کو حل کرنے کے لئے۔
  • ٹیک بقایا تمام استعمال کرنے کے قابل ہو جائے کرنے کے لئے تجارت کے اوزار عمل کو بہتر بنانے اور تقویت دینے کے ل.
  • بڑی تصویر سوچ رہا ہے ایگزیکٹوز کو اسٹریٹجک رہنمائی فراہم کرنا۔
  • ترجیح واقعی اہم کاموں کو کروانا۔
  • صوابدید ایک قابل اعتماد وسائل اور خفیہ معلومات کا نگہبان ہونا۔ مالکان دیکھ بھال ، افہام و تفہیم اور نازک معلومات کے ساتھ نازک معلومات کو ہینڈل کرنے کے لئے ایگزیکٹو اسسٹنٹس پر اعتماد کرنے کے قابل ہونے کی ضرورت ہے۔
  • تنظیمی صلاحیتیں پیداواری صلاحیت کو زیادہ سے زیادہ کرتے ہوئے جسمانی اشیاء اور منصوبوں کا کھوج لگانا۔
  • ملٹی ٹاسکنگ چھوٹے کاموں میں توازن رکھتے ہوئے اہم کام کرنے والے اشیاء کو حکمت عملی سے مکمل کرنا۔
  • توقع حالات اور تعلقات میں مسائل اور مواقع کا پتہ لگانا۔
  • جذباتی ذہانت اپنے اور دوسروں میں جذبات کی ترجمانی اور عمل کرنے کے لئے۔
  • اظہار خیال سے متعلقہ مہارتیں متعدد مختلف اشکالات کو مختلف شکلوں کی ایک قسم میں مؤثر طریقے سے پیغامات پہنچانا۔
  • رفتار اور فیصلہ کن اعلی دباؤ کی صورتحال میں صحیح اقدام کرنے کے لئے۔
  • TO موٹی جلد اور مزاح کا احساس ہوشیار رہنا اور مثبت رویہ برقرار رکھنا چاہے کچھ بھی ہو۔
  • نیٹ ورک کی صلاحیت فائدہ مند بنانے کے لئےاور رابطے پورے کر رہے ہیں۔
  • گفت و شنید کی مہارت ناممکن کو ممکن بنانا۔
  • تجزیاتی مہارت اہم کاروباری فیصلوں سے آگاہ کرنا۔

انتظامی معاونین اس وقت بہتر ہوتے ہیں جب ان کے پاس مندرجہ ذیل چیزیں ہوں بنیادی مہارت :

  • تخلیقی مسئلہ حل کرنا۔ تخلیقی طور پر مسائل حل کرنے کی قابلیت انتظامی معاونین کو انمول اثاثوں میں بدل دیتی ہے۔ چیلسی ہناٹ ، جو خواتین ایگزیکٹوز کو آگے بڑھانے کے لئے سی ای او کی ایگزیکٹو اسسٹنٹ ہیں ، نے ان معاونین کے بارے میں یہ کہا ہے جو مسائل کو حل کرسکتے ہیں: 'جتنا وہ مؤثر طریقے سے دشواری کا ازالہ کرنے میں کامیاب ہوں گے ، وہ اتنا ہی قیمتی ہوجائیں گے کیونکہ وہ ہر چیز کو آسانی سے چلتے رہتے ہیں۔'
  • مناسب آداب اندرونی اور بیرونی اسٹیک ہولڈرز کے ساتھ موثر اور احترام سے بات چیت کرنا۔
  • جذباتی ذہانت اپنے اور دوسروں میں جذبات کی ترجمانی اور عمل کرنے کے لئے۔
  • دور اندیشی اور توقع ممکنہ پریشانیوں کو تسلیم اور حل کرنے کے ل solve مکمل تباہیوں سے فارغ ہونے سے پہلے۔
  • ملٹی ٹاسکنگ دراڑوں کے ذریعے کسی چیز کو گرنے کی اجازت دیئے بغیر کئی طرح کے معمولی کاموں کو دستک کرنا۔
  • موافقت ایک لمحے کے نوٹس پر ٹاسک (اور ذہنی آؤٹ لک) تبدیل کرنا۔
  • تنظیمی صلاحیتیں پیداواری صلاحیت کو زیادہ سے زیادہ کرتے ہوئے جسمانی اشیاء اور منصوبوں کا کھوج لگانا۔
  • خدمت خلق والا رویہ۔ ویلری گومز ، اے ڈی پی میں انتظامی معاون ، کہتے ہیں ، ' یہ بہت اہم ہے. ایک راک اسٹار کا ایگزیکٹو یا انتظامی معاون اپنے قائد کی خدمت کرنا چاہتا ہے ، چاہے یہ کام بڑا ہو یا چھوٹا۔ ایک مضبوط منتظم جانتا ہے کہ اپنے باس کے اہداف کو حاصل کرنے میں مدد کرکے وہ اپنے مقاصد حاصل کریں گے۔ '
  • وسیلہ پن وقت اور حساس دباؤ کی صورتحال میں حل اور متبادل تیار کرنا۔
  • تحمل جب کام غلط ہوجاتے ہیں تو استحکام برقرار رکھنے کے ل.
  • اظہار خیال سے متعلقہ مہارتیں متعدد مختلف اشکالات کو مختلف شکلوں کی ایک قسم میں مؤثر طریقے سے پیغامات پہنچانا۔
  • ٹیک بقایا عمل کو بہتر بنانے اور تقویت دینے کے لئے تجارت کے سارے اوزار استعمال کرنے کے قابل ہو جائے۔
  • بڑی تصویر سوچ رہا ہے اسٹریٹجک رہنمائی فراہم کرنے کے لئے.
  • تفصیل سے توجہ اس بات کو یقینی بنانا کہ دراڑوں میں کوئی کمی واقع نہ ہو۔
  • ترجیح واقعی اہم کاموں کو کروانا۔

انتظامی معاون بمقابلہ انتظامی معاون: کیریئر کے راستے

اسسٹنٹ کیریئر کے راستے

آپ کی میز پر کرنے کے لئے مشقیں

ایگزیکٹو اسسٹنٹس اور ایڈمنسٹریٹو اسسٹنٹ دونوں کیریئر کے لچکدار راستوں سے لطف اندوز ہوتے ہیں۔ دونوں ہی عہدے پرکشش کارکنوں کو اپنے مواقع پیدا کرنے اور اہداف اور مفادات پر مبنی کیریئر کے راستوں کو اڑانے کے لئے کافی جگہ مہیا کرتے ہیں۔

ایگزیکٹو اسسٹنٹ کیریئر کے راستے

بطور ایگزیکٹو اسسٹنٹ ، آپ کے کیریئر کے ممکنہ راستے صرف آپ کی خواہش تک ہی محدود ہیں۔ ایگزیکٹو اسسٹنٹس اپنی کمپنیوں میں موجود ہر ایک اور ہر ایک کے ساتھ مل کر کام کرتے ہیں ، لہذا ان کو لوگوں سے ملنے ، مختلف پوزیشنوں کے بارے میں جاننے اور متعدد مہارتیں پیدا کرنے کا کافی موقع ملتا ہے کیونکہ وہ پوری کمپنی میں ٹیموں کی مدد کرتے ہیں۔

ماہرین تجویز کرتے ہیں اپنی پوزیشن کو الگ تھلگ کرنا جو آپ اپنی کمپنی میں تلاش کرنا چاہتے ہو۔ اس طرح ، آپ اپنے ایگزیکٹو اسسٹنٹ رول میں رہتے ہوئے ان کے بارے میں زیادہ سے زیادہ معلومات حاصل کرنے کے لئے یہ نقطہ بنا سکتے ہیں۔

ایک ایگزیکٹو اسسٹنٹ کی حیثیت ذہین آغاز اور امید افزا کیریئر کا خوش کن خاتمہ دونوں ہوسکتی ہے۔ بہت سے EAs اپنی حیثیت میں رہنا اور بڑھنے کا انتخاب کرتے ہیں۔ جیسا کہ ای اے کمپنی کی قیادت کی حمایت کرتے ہیں ، ان میں زیادہ سے زیادہ ذمہ داری اٹھانے کی اہلیت ہوتی ہے کیونکہ وہ نئی مہارتیں استوار کرتے ہیں۔ بنیادی طور پر ، ایگزیکٹو اسسٹنٹ کا کوئی آخری انجام نہیں ہے۔ کرنے اور سیکھنے کے لئے ہمیشہ کچھ اور رہتا ہے۔

یہاں تک کہ بہت سے ایگزیکٹو اسسٹنٹس خود ایگزیکٹو میں بھی اضافہ کرتے ہیں۔ کمپنی کی قیادت کے ساتھ مل کر سالوں کام کرنے کے بعد ، ایگزیکٹو اسسٹنٹس کو قائدانہ عہدوں کو پر کرنے کے لئے تیار ہے۔ بعض اوقات ، ایگزیکٹو اسسٹنٹس ہر طرح سے چوٹی پر چڑھ جاتے ہیں نائب صدور اور دوسرے اعلی لیڈر۔

انتظامی اسسٹنٹ کیریئر کا راستہ

ایگزیکٹو اسسٹنٹس کی طرح ، انتظامی معاونین کے پاس اپنے مقاصد کو پورا کرنے کے لئے اپنے کیریئر کی راہیں تشکیل دینے کے لئے کافی جگہیں موجود ہیں۔ چونکہ اے اے مختلف قسم کے مختلف کام انجام دیتے ہیں ، انہیں آسانی سے معلوم ہوجاتا ہے کہ انہیں کیا چیزیں پسند ہیں۔ اے اے کو موقع ملے گا کہ وہ اپنی موجودہ کمپنیوں میں کردار تلاش کریں اور یہ دریافت کریں کہ پوری صنعت میں کیا کردار دستیاب ہیں جب وہ نیٹ ورک کرتے ہیں اور بیرونی اسٹیک ہولڈرز کے ساتھ مل کر کام کرتے ہیں۔

انتظامی معاونین بھی اپنے کردار میں رہ سکتے ہیں اور اپنی بڑھتی ہوئی مہارت کے سیٹ سے ملنے کے لئے اپنی ذمہ داریوں اور اسکوپ کو بڑھا سکتے ہیں۔ AAs صرف ایک محکمے کے ساتھ کام کرنے سے لے کر پوری انتظامیہ کے کردار ادا کرنے میں کود سکتا ہے۔ یہاں تک کہ وہ ایگزیکٹو اسسٹنٹ کرداروں میں بھی جاسکتے ہیں جہاں وہ ایک خاص ایگزیکٹو کی خدمات انجام دیں گے۔

ایگزیکٹو اسسٹنٹ کیریئر کے راستوں کی طرح ، انتظامی معاونین کے لئے کیریئر کے امکانات بھی نہ ختم ہونے والے۔ اے اے تجربہ حاصل کرسکتے ہیں اور پھر ان کے موجودہ کردار کو مہارت حاصل کرسکتے ہیں ، اسے بڑھا سکتے ہیں ، یا مخصوص افراد یا عہدوں کی خدمت کے ل their اپنے انتظامی قابلیت کو چینل کرسکتے ہیں۔

(- ہمارے کسی نجی ایف بی گروپ میں شامل ہوں خصوصی طور پر ایگزیکٹو اور انتظامی معاونین کے لئے۔ یہ ایک برادری ہےآپ کو اپنے کردار میں درپیش چیلنجوں کے وسیع میدان عمل پر قابو پانے کے طریقہ کار سے منسلک ، تعاون اور مشورے کرنا۔)