آفس فائل کرنے کے نظام کو منظم کرنے کے لئے 2021 کا یقینی گائڈ

ایک نئی دہائی کو ہیلو کہیں اور پرانے اور فرسودہ آفس فائلنگ سسٹم کے الجھن کو الوداع کریں۔ چونکہ کاغذی فائلوں کو منظم کرنے اور کام میں نئی ​​فائلنگ ٹکنالوجی شامل کرنے کا بہترین طریقہ تلاش کرنا آسان ہوگیا ہے ، لہذا اب یہ منظم وقت کا بہترین وقت ہے!

ہم نے کسی بھی سائز کے کاروبار کے لئے آفس فائلنگ سسٹم کو شامل کرنے کی کوشش کرتے ہوئے متعدد اہم اقدامات طے کیے ہیں۔ کمپیوٹر فائل مینجمنٹ سے لے کر دفتر میں آسان کاموں تک ، دفتر جانے والے ہدایت نامہ میں خوش آمدید۔



آفس فائلنگ سسٹم کس طرح منظم کریں

آفس فائلنگ سسٹم شروع کرنے ، منظم کرنے یا صاف کرنے کے امکانات میں یہ طاقت موجود ہے کہ ہم میں سے بہادری بھی دوسرے ، زیادہ اہم ، 'ٹو ڈوس' کی فہرست کے پیچھے چھپ جائے۔ اب آپ کو چھپانے کی ضرورت نہیں ہے! یہ فیلڈ آزمودہ نکات آپ کو اپنے آفس فائلنگ سسٹم کو عین مطابق ورکنگ آرڈر میں حاصل کرنے اور رکھنے میں مدد فراہم کریں گے۔

ان میں سے بہت سے نکات سیدھے ہمارے آفس مینیجرس کے فیس بک گروپ سے آئے ہیں! ملاحظہ کریں کہ ہماری کمیونٹی دانشمندی کی کیا نوگیٹ پیش کرتی ہے اور گفتگو میں کود پڑتی ہے۔ یہاں گروپ میں شامل ہوں۔



آفس فائل کرنے کے اہم نکات:

رنگین کوڈ

لوگ دفتر کے کاغذی کام کے بعد سے ہی رنگ کوڈنگ کر رہے ہیں۔ اور اسے منظم کرنے کے لئے آفس فائلنگ سسٹم کئی دہائیوں پہلے کی زندگی کا ایک حقیقت بن گیا تھا۔ رنگین کوڈنگ کی کوشش کی گئی اور صحیح تکنیک کبھی ناکام نہیں ہوتی ہے ، اور یہ آپ کے پاس نسبتا quick تیز اور آسان ہے ، یہاں تک کہ اگر آپ کے پاس فائلنگ فائل خاص طور پر موجود ہے۔ رنگین کوڈنگ آپ کو فائلوں کو سمجھدار زمروں میں ترتیب دینے ، فائلوں کو جلدی سے تلاش کرنے اور فائلنگ کے عمل میں کچھ تفریح ​​فراہم کرنے کی ترغیب دے گی۔

یہ تنظیمی تکنیک کاغذ کے انباروں کو منظم پیکیجوں میں تبدیل کرنے کا بہترین طریقہ ہے جو ممکن حد تک ممکنہ انداز میں پیش گوئی کی جاسکتی ہے۔ سب سے بہتر ، رنگین کوڈنگ دونوں جسمانی اور ڈیجیٹل فائلوں پر کام کرتی ہے ، اور اگر آپ کو دونوں قسم کی فائلوں کو ترتیب دینے کی ضرورت ہے تو ، آپ آسانی سے ہر ایک کے لئے ایک ہی رنگ کے کوڈنگ سسٹم کا استعمال کرسکتے ہیں۔



کیسے:

  • ان تمام فائلوں پر ایک نظر ڈالیں جن کی آپ کو تنظیمی اور کچھ تنظیمی قسمیں قائم کرنے کی ضرورت ہے۔ (واقعی نمونوں کو پہچاننے اور اپنی زمرے کا خاکہ پیش کرنے میں کچھ گزر درکار ہوسکتے ہیں۔)
  • ہر زمرے کو ایک رنگ تفویض کریں۔ (کچھ زمروں میں مالی ، انسانی وسائل ، معاہدے اور سہولیات شامل ہیں۔)

اپنی ٹیموں اور ایگزیکٹوز کے ساتھ زمرے کا جائزہ لیں۔ اگر آپ کو منتخب کردہ زمروں کو کوئی نہیں سمجھتا ہے تو رنگین تال میل کام نہیں کریں گے۔

  • رنگین کوڈنگ کے لئے مواد جمع کریں۔ (یہ کتابی شیلف پر رکھنے کے لئے رنگین فولڈر ہو سکتے ہیں یا کابینہ کے دراز دائر کرنے پر قائم رہنے کے ل colorful رنگین واشی ٹیپ کے ٹکڑے ٹکڑے ہوسکتے ہیں۔)
    • سویگ ڈاٹ کام بہت ساری تنظیمی مصنوعات کو روشن رنگوں میں پیش کرتی ہے جو رنگ کوڈنگ کے ل perfect بہترین ہیں۔ان انتخابوں میں دوسرے اختیارات کا بہت بڑا اثر ہوتا ہے کیونکہ آپ انہیں اپنی کمپنی کے لوگو یا دیگر ڈیزائنوں کے ساتھ پرنٹ کرسکتے ہیں۔
    • ان حسب ضرورت دفتر تنظیم کے سامان کو دیکھیں۔

پاپ ڈیسک ٹرے سنیپ نیشن لوگو

  • رنگ کوڈنگ کرو! اپنی فائلوں کو رنگین کوڈت والے زمرے میں ترتیب دیں اور ہر فائل کے ساتھ تنظیمی زین زین کو محسوس کریں جس پر آپ ڈراپ کرتے ہیں (یا ڈریگ اور ڈراپ) ایک صاف ، رنگین کوڈت برتن میں۔
  • اپنے پر رنگین کوڈنگ کے عمل کو آسان بنانے کے ل quick ایک فوری حوالہ اصول اصول تیار کریں (جیسے کہ آپ نئی فائلیں شامل کرتے ہیں) اور جو بھی آپ کو مستقبل میں آفس فائلنگ سسٹم کا انتظام کرنے میں مدد کرے گا۔

کلر کوڈڈ - فائلنگ سسٹم

یہ کیوں کام کرتا ہے:

رنگین کوڈنگ سیکھنے کے عمل سے ملتا جلتا ہے جسے 'چونکنگ ،' کہا جاتا ہے eLearning کوچ کی طرف سے تعریف جیسے…… معلومات کو کاٹنے کے سائز کے ٹکڑوں میں توڑنے کی حکمت عملی تاکہ دماغ زیادہ آسانی سے نئی معلومات ہضم کرسکے۔

جب آپ کاغذ کے پہاڑ کو کوڈ کرتے ہیں تو ، آپ ان معلومات کا ایک بے ہودہ حص .ہ بناتے ہیں جس کو آپ اور آپ کا دماغ آسانی سے ترتیب دے سکتے ہیں جب آپ کو کوئی خاص چیز تلاش کرنے کی ضرورت ہوتی ہے۔ اگر آپ کو کاغذ کے ڈھیر میں انوائس ڈھونڈنے کی ضرورت ہے تو آپ مغلوب ہوجائیں گے اور دستبردار ہوجائیں گے ، لیکن اگر آپ کو اپنے نئے رنگ کے کوڈڈ سسٹم میں انوائس ڈھونڈنے کی ضرورت ہوگی تو آپ کو سبز پرچم تلاش کرنا پڑے گا۔ 'مالی کاغذی کام' کو ظاہر کرتا ہے۔

ڈیجیٹائز

جب آپ فائلوں کو ڈیجیٹل بناتے ہیں ، تو آپ لازمی طور پر پیپر لیس فائلنگ سسٹم تشکیل دیتے ہیں۔ بہت سے لوگوں کو ہر کاغذ کی فائل کو ڈیجیٹل فارمیٹ میں تبدیل کرنے کے بعد کاغذ فائل کرنے کے نظام پر ڈیجیٹل فائلنگ سسٹم کا انتظام کرنا بہت آسان لگتا ہے۔ اگر آپ اپنی فائلوں کو ڈیجیٹلائز کرنے کا انتخاب کرتے ہیں تو آپ کو اپنی پرانی فائلوں کو اسکین اور تبدیل کرکے شروع کرنے کی ضرورت ہوگی ، ایسا عمل جو وقت اور محنتی ہوسکتی ہے۔

کیسے:

ہمارے سے فرانسسکو کا خصوصی شکریہ فیس بک گروپ ان نکات کی خاکہ کے لئے!

  • فیصلہ کریں کہ فائلوں کو ڈیجیٹل طریقے سے کیسے ترتیب دیا جائے۔ آپ کو ایک استعمال کریں گے آؤٹ آف دی باکس سافٹ ویئر حل ، آپ کے اپنے آئی ٹی (انفارمیشن ٹکنالوجی) گروپ ، یا کسی مفت کلاؤڈ پلیٹ فارم کے ذریعہ برقرار رکھنے والا ایک نیٹ ورک ڈرائیو گوگل ڈرائیو ؟
  • قابل اعتماد اور موثر سکیننگ مشین استعمال کریں۔ (فرانسسکو ایک استعمال کیا جاتا ہے ریکو دستاویزات اسکین کرنے اور انہیں نیٹ ورک پر پہلے سے تفویض فولڈروں کو بھیجنے کی صلاحیت رکھنے والی مشین۔)

فرانسسکو بھی سفارش کرتا ہے:

“اس بات کا تعین کریں کہ آیا آپ کے پاس اپنے دستاویزات کے لئے کلاؤڈ اسٹوریج بیک اپ اسپیس ہے۔ یہ خاص طور پر اہم ہے اگر آپ ایسے دستاویزات سنبھالتے ہیں جو کھوئے ہوئے ہیں تو ، صارفین ، مؤکلوں یا دیگر کاروباری کاموں کو بہت بڑا نقصان پہنچا سکتے ہیں۔

  • اس بات کا تعین کریں کہ آپ کے سسٹم میں فائلوں کو شامل اور ترتیب دینے تک کس کی رسائی ہوگی۔
  • اسکین فائلوں کے لئے نام کی ایک معیاری کنونشن تیار کریں۔ اس سے آپ کے پیپر لیس سسٹم میں فائلوں کو تلاش کرنا اور تلاش کرنا آسان ہوجائے گا۔
  • فرانسسکو فائلوں کے ناموں میں تاریخوں (یا کم سے کم سال) شامل کرنے کی تجویز کرتا ہے ، لہذا یہ جاننا آسان ہوگا کہ انہیں حذف یا محفوظ کرنا کب ہوگا۔ پین لائبریریوں کی ایک عمدہ فہرست ہے فائلنگ کا نام بہترین طریقہ ہے آپ کو شروع کرنے کے ل.
  • اپنے مستقبل کے ڈیجیٹل فائلنگ سسٹم کا نقشہ بنائیں۔ اس موک اپ کو ہر ممکن حد تک عین مطابق بنائیں تاکہ آپ اپنی آرگنائزنگ اسکیم میں کسی قسم کی پریشانی کا اندازہ کرسکیں۔ راستے میں کی جانے والی کسی بھی تبدیلی کو شامل کرنے کے لئے جب آپ نے پروجیکٹ ختم کرلیا تو نقشہ کو اپ ڈیٹ کریں۔ جب آپ کام کرچکے ہیں تو ، یہ نقشہ آپ کو آسانی سے چیزوں کو ڈھونڈنے میں مدد فراہم کرے گا جب آپ اپنے نئے نظام کو جانتے ہو۔
  • اپنی دستاویزات کو اسکین کریں:
    • جسمانی فائلوں کو نشان زد کرنے کے لئے ڈاک ٹکٹ یا اسٹیکرز استعمال کریں جو پہلے ہی سسٹم میں اسکین ہوچکی ہیں۔
    • اگر آپ کا ڈیجیٹل فائل سسٹم اجازت دیتا ہے تو ، فائلوں کو تلاش کرنا آسان بنانے کے لئے ہر دستاویز میں کلیدی الفاظ شامل کریں۔
    • غلطیوں سے بچنے کے لئے اپنا وقت لگائیں۔ یہاں تک کہ ایک عام سی غلطی ایک دن اپنی فائل کی تلاش کرنا بھی ناممکن بنا سکتی ہے۔ اپنے نئے سسٹم میں دستاویزات کی اسکین کرنا وقت طلب عمل ہے ، لیکن یاد رکھیں: آخر کار آپ کو انجام دیا جائے گا!

ڈیجیٹائزنگ فائلنگ سسٹم

یہ کیوں کام کرتا ہے:

ڈیجیٹل فائلنگ سسٹم آپ کے آفس فائلنگ سسٹم کے 'فائلوں کو ڈھونڈنے' کے پہلو کو خودکار کرتا ہے۔ کاغذی کٹ اور سر درد کو خطرے میں ڈالتے ہوئے فولڈرز اور اسٹیکس کے ذریعے پلٹ جانے کی بجائے ، ایک ڈیجیٹل سسٹم آپ کو کچھ کلیدی الفاظ تلاش کرنے یا فائلوں کو حرفی فہرست میں ترتیب دینے اور آسانی سے اپنی مطلوبہ تلاش کرنے کی سہولت دے گا۔

ڈیجیٹل سسٹم نئی فائلوں کو شامل کرنے اور ٹیموں میں فائلنگ کی ذمہ داریوں کو بھی آسان بنانا آسان بناتا ہے۔ سیٹ اپ کے لئے بہت سارے کام کی ضرورت ہوتی ہے ، لیکن اس کے بعد جو وقت اور تناؤ آپ بچاتے ہو وہ اس کے قابل ہے۔

ایک میعاد ختم ہونے کی تاریخ طے کریں

یہ دھوکہ دہی کی طرح محسوس ہوسکتا ہے ، لیکن آفس فائلنگ سسٹم کو منظم کرنے کا ایک بہترین طریقہ یہ ہے کہ آپ جس فائلوں کو منظم کرنے کی ضرورت ہیں اسے کم کریں۔ مشمولات کے ذریعہ فائلوں کو ختم کرنا مشکل ہوسکتا ہے کیونکہ اس بات کا تعین کرنا مشکل ہے کہ کون سی فائلوں کو محفوظ کرنے کی ضرورت ہے اور کون سی فائلوں کو ٹاس کیا جاسکتا ہے ، لیکن عمر کے لحاظ سے فائلوں کو خارج کرنا آپ کو کیا ٹاس کرسکتا ہے اس کا فیصلہ کرنے کا ایک محفوظ ، معیاری طریقہ پیش کیا گیا ہے۔

دور دراز کے کارکنوں کے لئے ٹیم کی تعمیر کا کھیل

کیسے:

  • اپنی فائلوں کے لئے ایک 'پھینک دیں' عمر قائم کریں — 1 سال ، 5 سال ، 10 سال… جو فائلیں آپ رکھتے ہیں اور جس طرح کا کاروبار کرتے ہیں اس کے لئے جو مناسب معلوم ہوتا ہے۔
    • اگر آپ کو خوف ہے کہ آپ کو دوبارہ فائلوں کی ضرورت ہوسکتی ہے تو ، انہیں سال کے حساب سے ترتیب میں کسی 'آرکائیو' باکس یا فولڈر میں منتقل کریں۔ (اس سے کم از کم آپ کے بنیادی فائل سسٹم کو پرانی تاریخ کے دستاویزات کے ساتھ بے ترتیبی ہونے سے بچاتا ہے۔)
  • بڑے پیمانے پر فائل صاف کرنے کے ل your اپنے کیلنڈر میں ایک بار بار چلنے والی میٹنگ بنائیں۔ ممکنہ طور پر نئے سال کے پہلے ہفتے میں۔

یہ کیوں کام کرتا ہے:

پرانی فائلوں کو خارج کرنا آپ کے سسٹم کو صاف ، منظم اور متعلقہ رکھتا ہے۔ یہ آپ کے نظام کو عملی ترتیب میں رکھنے میں وقت کی بچت کرتا ہے ، اور آپ سے بچنے میں مدد کرتا ہے ضائع فائلوں کو منظم کرنے کے وقت کسی کو دوبارہ ضرورت نہیں ہوگی۔

تقسیم اور فتح

گروپ بندی فائلنگ سسٹم

اگر آپ کو فائلوں کو ترتیب دینے کی ضرورت ہے وہ صرف مخصوص محکموں سے متعلق ہیں ، تو ان گروپوں میں سے ہر ایک فرد کو اپنی فائلوں کو ترتیب دینے کے لئے کہیں جب آپ فائل مینجمنٹ کا ایک عمدہ ڈھانچہ تشکیل دیتے ہیں۔

کیسے:

  • محکمہ کی بنیاد پر تنظیمی ڈھانچہ تشکیل دیں جو زمرہ جات کو استعمال کرنے کے بجائے گروپس فائلوں پر مبنی گروپوں کو استعمال کریں جن کی بنیاد پر مالیات یا انسانی وسائل جیسے اہم موضوعات پر مشتمل ہے۔
  • فائلوں کو اسی کے مطابق تقسیم کریں۔
  • فائلوں کو ہر ایک شعبے کے مضامین کے ماہر کے پاس رکھیں ، ترجیحا کسی کے پاس جو آپ جانتے ہو وہ حیرت انگیز تنظیمی مہارت رکھتا ہو۔ اس رضاکار سے کہیں کہ وہ منطقی طور پر فائلوں کو منظم کریں اور اپنے حوالہ کے ل. ایک کلید بنائیں۔
  • منظم ڈپارٹمنٹل فائلوں کو جمع کریں اور ان کو اپنے نگرانی کے نظام میں شامل کریں۔

یہ کیوں کام کرتا ہے:

لوگوں سے جو فائلوں کو سمجھنے اور ان تک رسائی حاصل کرنے کی ضرورت کو پوچھتے ہیں - تنظیمی عمل کے حصے میں لینے کے ل، ، آپ یقینی بناتے ہیں کہ آپ کا نظام کام کرے گا۔

دیواروں پر فائلیں منظم کریں

فائل ہولڈرز فائلنگ کابینہ یا شیلف استعمال کرنے کے بجائے سیدھے اپنی دیواروں پر رکھیں۔

کیسے:

  • اپنی تنظیمی زمرے قائم کریں اور وضاحت کریں کہ کس قسم کی دستاویزات ہر قسم کے تحت آئیں گی۔
  • اپنے دفتر کے مشترکہ علاقوں میں دیوار کے کشادہ ہولڈرز کو بڑھائیں۔ (پرکشش ہولڈرز حاصل کریں جو آپ کی کمپنی کے برانڈ کو فٹ کرنے کے ل office اس کوشش کو دفتر ڈیزائن ڈیزائن کے طور پر دوہرا کریں۔) ہر ہولڈر کو مرکزی زمرے کے ذریعہ لیبل لگائیں اور پھر یہ بتائیں کہ ہر ایک میں کس قسم کی فائلیں چلنی چاہ.۔ اس پر غور کریں کہ آپ مصروف ملازمین کو چند سیکنڈ یا اس سے کم وقت میں سمجھنے کے ل. لیبل کو کس طرح آسان بنا سکتے ہیں۔

یہاں کیا فائلیں جاتی ہیں؟

  • انوائسز
  • رسیدیں
  • معاوضے کی درخواستیں
    • اپنے عمل کی وضاحت کے ل company کمپنی میں موجود سب کو ای میل کریں۔ فائلیں آپ تک لانے کے بجائے ، لوگ انہیں حاملین میں شامل کرسکتے ہیں۔
  • اگر ضرورت ہو تو ہفتے میں ایک بار فائلوں کو صاف کریں۔

دیوار پر فائلنگ سسٹم

یہ کیوں کام کرتا ہے:

آفس فائلیں اجتماعی وسائل ہیں ، لہذا یہ سمجھتا ہے کہ ان کو منظم کرنا اجتماعی ذمہ داری ہونی چاہئے۔ اگرچہ آپ کو آفس فائلنگ سسٹم کو بالکل منظم حالت میں رکھنے کے لئے مہتواکانکشی منصوبے ہوسکتے ہیں ، لیکن ، اور جب آپ مصروف ہوجاتے ہیں تو ، سب کچھ الگ ہوجاتا ہے۔ یہ سسٹم فائلوں کو بے بنیاد ڈھیر لگانے کے بجائے زمرے کے لحاظ سے منظم رہنے کو یقینی بناتا ہے۔

اہمیت کے لحاظ سے ترتیب دیں

کوئی بھی جس نے فائلوں کے ذریعے کبھی تلاش کیا ہے ، وہ 100 چیزیں ڈھونڈنے کے بجائے جو آپ کی ضرورت نہیں ہے ، تلاش کرنے کی جلدی خواہش کو سمجھتا ہے۔ مثال کے طور پر ، ہر ایک کے لئے دستاویز کی بازیافت کو زیادہ سے زیادہ تفریح ​​بخش بنانے کے لئے اپنی آفس فائلوں کو اہمیت کے مطابق ترتیب دینے کی کوشش کریں۔

کیسے:

  • ملازمین کا سروے کریں اور پوچھیں کہ انہیں سال بھر میں کون سے آفس فائلوں کو تلاش کرنے یا ان تک رسائی حاصل کرنے کی ضرورت ہے۔ (اس سروے کو لازمی بنائیں اور اگر ضرورت ہو تو نفاذ کے لئے انتظامیہ کی مدد کی فہرست میں شامل کریں۔)

رسائوں اور گروپ فائل کی اقسام تک رسائی کے تقاضوں کے مطابق درجہ بندی کریں۔ (اوپر والے درجے میں آپ کے سروے کے مطابق پانچ عام فائلوں تک رسائی حاصل کی جاسکتی ہے۔)

  • اپنے زمرے کے مطابق ، ڈیجیٹل یا جسمانی نظام کو منظم کریں۔ ذیلی فائلوں کو بھی درجہ بندی کرنا اور لیبل کرنا یقینی بنائیں۔ مثال کے طور پر ، آپ اپنی اعلی درجے کی فائلوں ، 'اہم فائلوں' کا لیبل لگاسکتے ہیں اور 'رسیدیں ،' 'معاہدے ،' اور 'سروے کے نتائج' کیلئے الگ لیبل شامل کرسکتے ہیں۔

یہ کیوں کام کرتا ہے:

ہر کوئی ایک ایسا فائل سسٹم چاہتا ہے جس سے لگتا ہے کہ بالکل وہی ہے جس کی وہ تلاش کر رہا ہے۔ اپنے نظام کو 'اکثریتی حکمرانی' پر مبنی ترتیب دے کر ، آپ کو ایسا فائل سسٹم بنانے کا بہترین موقع ملتا ہے جو حقیقت میں لوگوں کی ضرورت کے مطابق ہوتا ہے۔

مستقل بنیاد پر تنظیم کا منصوبہ بنائیں

یہاں تک کہ آفس فائلنگ کا بہترین نظام خود بھی منظم نہیں ہوگا۔ بہتر ہے کہ اس کو ذہن میں رکھیں اور ہفتہ وار بنیادوں پر نظام کو منظم رکھتے ہوئے تھوڑا سا کام کرنے کا ارادہ کریں۔ ایک بار چلنے والی بنیادوں پر تھوڑی سی کوشش میں شراکت کرنا ایک بار میں ایک بار میں بدانتظام فائلوں کی صفائی کرنے کی کوشش سے کہیں کم محسوس ہوگا۔

کیسے:

بار بار چلنے والے کیلنڈر کی یاد دہانی ترتیب دیں اور یاد رکھیں کہ اس کام کو مقدس رکھیں۔ اپنے آپ کو جوابدہ رکھنے اور ہفتہ وار واقعہ کو تفریح ​​بخش بنانے کے لئے کچھ ساتھی کارکنوں کی مدد کی فہرست بنائیں۔ (آپ اپنی تنظیمی محرک کو بڑھانے کے ل a ایک انعام بھی قائم کرسکتے ہیں۔)

روزانہ منظم کرنا

چلتے ناشتہ پر صحت مند

یہ کیوں کام کرتا ہے:

ایک نظام کو منظم رکھنا ایک سال میں ایک بار شروع سے نظام منظم کرنے سے کہیں زیادہ حقیقت پسندانہ اور قابل انتظام ہے۔

جاری کام کو مکمل شدہ کام سے الگ کریں

کی طرف سے اس باصلاحیت ٹپ دماغ کے اوزار فائلنگ کے پورے نظام کو آسان بناتا ہے۔ آپ اب بھی مکمل شدہ منصوبوں کے لئے فائلوں کو منظم کرسکتے ہیں ، لیکن ان کو جاری کام سے متعلق فائلوں سے الگ کرنے سے فائلوں کی تلاش زیادہ تیز اور موثر ہوجائے گی۔

کیسے:

  • زمرہ بندی کی موجودہ تکنیک کو اپنے پاس رکھیں ، لیکن دو اہم زمرے شامل کریں: 'مکمل' اور 'ترقی میں ہے۔'
  • توقع شدہ یا اصل تکمیل کی تاریخ کے مطابق گروپ فائلوں میں ٹائم اسٹیمپ یا لیبل شامل کریں۔
  • کسی بھی متوقع تکمیل کی تاریخوں کو اپنے کیلنڈر میں شامل کریں تاکہ آپ کو پتہ چل جائے کہ اس میں جانے اور کچھ منظم کرنے کا وقت کب آرہا ہے۔

یہ کیوں کام کرتا ہے:

کام سے متعلق فائلیں منطقی طور پر ان فائلوں تک ہیں جو لوگوں کو زیادہ سے زیادہ تک رسائی حاصل کرنے کی ضرورت ہو گی ، اور فوری طور پر اور رسائی کی فریکوئنسی کے ذریعہ فائلنگ سسٹم کا اہتمام کرنا ایک بہتر طریقہ یہ ہے کہ یہ یقینی بنائیں کہ آپ کا فائلنگ سسٹم موثر ہونے کے علاوہ بالکل عملی ہے۔ منظم

بونس کی قسم: اپنے فائلنگ سسٹم کو تفریح ​​بخش بنانے کا ایک طریقہ تلاش کریں ، یا کم سے کم قابل۔ ہوسکتا ہے کہ اس میں خوبصورت آرگنائزنگ سپلائی حاصل کرنا شامل ہو جو کام کو خوشگوار بنائے یا آپ کی مدد کے لئے کسی ساتھی کارکن کی بھرتی کرے تاکہ آپ تنظیمی اجلاس کے دوران معیاری گفتگو کا اشتراک کرسکیں۔

فائلوں کو منظم کرنے کا کام آپ کے لئے کام کرنے کا ایک آسان طریقہ تلاش کریں — یہ یقینی بنانے کا بہترین طریقہ ہے کہ فائل کو منظم کرنے کا اہم کام کسی خوف کا باعث نہ ہو۔

کیا آپ کبھی بھی بہت سے تنظیم سازی کرسکتے ہیں؟ ہم نہیں سوچتے! ذیل میں اپنے اشارے بانٹیں تاکہ ہم سب انتہائی منظم دفاتر سے لطف اندوز ہوسکیں!

پی ایس ان میں سے بہت سے نکات سیدھے ہمارے آفس مینیجرس کے فیس بک گروپ سے آئے ہیں! ملاحظہ کریں کہ ہماری کمیونٹی دانشمندی کی کیا نوگیٹ پیش کرتی ہے اور گفتگو میں کود پڑتی ہے۔ یہاں گروپ میں شامل ہوں۔

آفس وسائل کیسے