2021 میں بہترین انتظامی معاونین کی 16 ناقابل تردید ہنر

sn_2017_stateofoffice_report_cover_v4_indd

شاندار انتظامی اسسٹنٹ کمپنی کا خفیہ ہتھیار ہوسکتا ہے۔

'ایڈمنسٹریٹ اسسٹنٹ' شیڈولنگ ، بک کیپنگ ، اور ٹریول کا انتظام کرنے جیسی چیزوں کا مترادف ہوا کرتا تھا۔ آج ایسا نہیں ہے .

اگرچہ یہ افعال اب بھی نوکری کا ایک اہم حصہ ہیں ، ان دنوں منتظمین کو بہت زیادہ کام سونپا جاتا ہے۔ اکثر ، ایڈمنز فرنٹ لائن اسٹریٹجک افعال روایتی طور پر HR یا آپریشنوں کے حوالے کرتے ہیں - جیسے چیزیں جہاز پر رکھنا اور پروگرام کی منصوبہ بندی.

جدید دن کے ایڈمنز کو اکثر ایک گھر کے ذریعے اندرونی اور ریموٹ کمپنی ثقافت کا انتظام کرنے کا بھی کام سونپا جاتا ہے ملازم تسلیم سافٹ ویئر پسند ہے اسمبلی - جو مفت ہے۔

زیادہ سے زیادہ ، اعلی پرتیبھا کی بھرتی اور برقرار رکھنے کے لئے ایک مثبت آفس کلچر کو برقرار رکھنا ، مشغول ملازمین ، اور انھیں بہترین کارکردگی کا مظاہرہ کرنے کی ترغیب دے رہے ہیں۔ کسی کمپنی کے ایڈمن کو اکثر ثقافت سے متعلق ذمہ داریاں دی جاتی ہیں جیسے آف سائٹس کی منصوبہ بندی ، انتظام کرنا آفس ناشتے کی طرح ، اور عام طور پر دفتر کو برقرار رکھنا

جب بات اس پر آ جاتی ہے تو ، منتظمین سے توقع کی جاتی ہے کہ وہ چیزوں کو آسانی سے چلاتے رہیں ، چاہے اس سے کچھ بھی لیا جائے۔ ان کے بارے میں بیس بال میں 'یوٹیلیٹی پلیئر' کی طرح سوچیں۔ وہ جیکس اور جِلِس آف آل ٹریڈز ہیں ، جن کی توقع ہے کہ ایک ٹن مختلف صورتحال میں ایک اعلی سطح پر پرفارم کریں گے۔

(- اس کے ساتھ مزید کام کریں اسسٹ - # 1 مفت ہفتہ وار نیوز لیٹر معاونین کے ذریعہ معاونین کیلئے بنایا گیا ہے۔)

لہذا یہ سمجھ میں آتا ہے کہ آج کے منتظمین کو اس چیلنجنگ کردار میں کامیابی کے ل skills وسیع صلاحیتوں کی ضرورت ہے۔

لیکن انتظامی مہارت کی وہ فہرست کیا ہے؟ اور اچھ adminی ایڈمن کو کیا عظیم سے الگ کرتا ہے؟ انتظامی معاونین کے ل Which آپ کو کس پیشہ ورانہ ترقیاتی آئیڈیا پر عمل کرنا چاہئے؟

ہم نے اپنی برادری سے راک اسٹار کے منتظمین سے یہی پوچھا۔ انتظامی معاون کے ل Here یہ مہارتیں ہیں جو واقعی میں بلوں کی ادائیگی کرتی ہیں۔

ہم نے حال ہی میں اپنے اسٹیٹ آف ایگزیکٹو اسسٹنٹ فیس بک گروپ میں 1،273 سے زیادہ ایگزیکٹو اسسٹنٹس کا سروے کیا اور اسے پایا سوموار ڈاٹ کام استعمال کرنے کے لئے ان کا پسندیدہ پیداوری ٹول تھا۔

فہرست کا خانہ

1. تمام وسائل کو جاننا

جب آپ انتظامی معاون ہوتے ہیں تو ، ہر ایک ہمیشہ آپ سے ہر مسئلے کا حل یا ہر ضرورت کے لئے استعمال کرنے کے لئے ایک آلے کی گنتی کرتا ہے۔

کھڑے آؤٹ منتظمین مفید ٹولز اور جانے والے وسائل کی ڈیٹا بیس یا ایکسل فائل رکھ کر پوچھ گچھ سے آگے رہیں۔

ہمارے پسندیدہ ایڈمن 'خفیہ ہتھیاروں' کے ساتھ اپنی فہرست میں شروع کریں۔

اسسٹ : اس فرییمیم ہفتہ وار نیوز لیٹر کو تمام وسائل کے بارے میں جاننے کے ل shortc اپنے شارٹ کٹ پر غور کریں ، بشمول مددگار سافٹ ویر اور وقت بچانے والی ٹکنالوجی۔ ہر ہفتے آپ کو چاندی کے تالی (a.k.a. خوبصورتی سے فارمیٹ شدہ ای میل) پر پہنچائے گئے وسائل کی چکر لگانے سے تازہ ترین رہیں۔ یہاں مفت کے لئے سائن اپ کریں!

دوسرے مددگار وسائل:

2. تخلیقی مسئلہ حل کرنا

اگر آپ 2021 میں ایک اچھے انتظامی اسسٹنٹ بننے کا طریقہ سیکھنا چاہتے ہیں تو ، مسئلہ کو حل کرنا آپ کے ٹول باکس میں ہونا چاہئے۔ چونکہ کسی انتظامیہ کی بنیادی ذمہ داری چیزوں کو سامنے رکھنا ہے ، اس لئے مسئلے کو حل کرنا ایک لازمی مہارت ہے۔ دور دراز کے کام اور لچکدار نظام الاوقات میں اضافے کے ساتھ ، آج کا جدید کام کی جگہ ہر چیز کو آسانی سے چلانے کے لئے ایک نئی قسم کی تخلیقی سوچ کا مطالبہ کرتی ہے۔

چیلسی ہناٹ ، جو خواتین ایگزیکٹوز کو آگے بڑھانے کے لئے سی ای او کی ایگزیکٹو اسسٹنٹ ہیں ، ہمیں بتاتی ہیں کہ کیوں:

چیلسی ہنات'انتظامی معاونین پولیمتھ کی حیثیت سے ایک انوکھی پوزیشن میں ہیں - وہ اپنے کام کے ماحول کے بہت سے مختلف پہلوؤں کے بارے میں جانتے ہیں اور انہیں مسئلے کے حل کے ل. جانے والے مقام کے طور پر دیکھا جاتا ہے۔

جتنا وہ مؤثر طریقے سے دشواری کا ازالہ کرنے میں کامیاب ہوں گے ، اتنا ہی ان کی حیثیت میں ان کی قدر ہوجاتی ہے کیونکہ وہ ہر چیز کو آسانی سے چلتے رہتے ہیں۔

ہنات کے مطابق تخلیقی صلاحیت اور اصلاح کی صلاحیت ، کسی بھی سائز کی کمپنیوں میں مساوات کا ایک لازمی حصہ ہے۔

چیلسی ہنات'میں یہ دونوں چھوٹی اور بڑے پیمانے پر کمپنیوں میں دیکھ رہا ہوں ، لیکن میری طرح ایک چھوٹی کمپنی میں ، منتظمین کی ان صلاحیتوں کا اثر ایک یادگار ہے اور واقعی آپ کو اس پر توجہ دیتی ہے۔'

3. مناسب آداب

ہر روز لوگوں کے ساتھ انٹرفیس کا انتظام کرتا ہے۔ ہر طرح کے لوگ۔

آفس مینیجرز کی طرح ، ایڈمنس کمپنی میں شامل چند افراد میں سے ایک ہیں (شاید سی ای او یا سینئر ایچ آر اسٹاف کے علاوہ) جو ہر سطح پر ملازمین سے نمٹتے ہیں۔

یقینا ، یہ داخلی تعامل تک ہی محدود نہیں ہے۔ ایڈمن کردار تقریبا ہمیشہ ہی آگے ہوتا ہے۔ اگر آپ ایڈمن ہیں تو ، آپ اکثر محکمہ یا ایگزیکٹو کے دربان ہوتے ہیں ، آنے والی کالز کو سنبھالتے ، دکانداروں تک پہنچ جاتے ہیں ، یا دوسری کمپنیوں میں اعلی سطح پر عملدرآمد کے ساتھ براہ راست گفتگو کرتے ہیں۔

اسی لئے اچھے اخلاق اور آداب اتنے اہم ہیں۔ ایڈمن الزبتھ وائٹ پیٹرز نے وضاحت کرتے ہوئے بتایا ہے کہ آداب 'ایک کھوئے ہوئے فن ہیں جو بہت سے مشکل حالات میں ایک کی رہنمائی کرتے ہیں۔'

وائٹ پیٹرز کے مطابق ، فن میں مہارت حاصل کرنے کا ایک راز سننے میں ہے۔ وہ کہتی ہے،

الزبتھ-سفید پیٹرز'[اے] راک اسٹار [منتظم] لکیروں کے درمیان پڑھنے کے لئے نہ صرف الفاظ کو سناتا ہے ، بلکہ لہجے میں اور جسمانی زبان کو بھی سنتا ہے۔'

اس کے کیا معنی ہیں اس کی ایک مثال یہ ہے:

الزبتھ-سفید پیٹرزفون کی گھنٹی بجتی ہے۔ یہ ایک اذیت ناک آواز ہے جس میں منیجر سے بات کرنے کا مطالبہ کیا جارہا ہے۔ مسکراتے اور شائستہ ہونے کے دوران ، ایک منتظم تیزی سے صورتحال کا جائزہ لیتا ہے۔ کمپنی کی ثقافت کی بنیاد پر ، متعدد کاروائیاں ہوسکتی ہیں: کوئی نوٹ لے سکتا ہے اور کال کرنے والے کو یقین دلاتا ہے کہ اسے منتقل کیا جائے گا ، کوئی شخص کال کرنے والے کو روک سکتا ہے اور اس بات کا تعین کرسکتا ہے کہ منیجر کو کس طرح رکاوٹ ڈالنا ہے / کال کو منتقل کرنا ہے ، یا کوئی اس کی کوشش کرسکتا ہے۔ مسئلے کو براہ راست حل کریں۔

زبان اور لہجے کو سن کر ، کوئی بھی طے کرسکتا ہے کہ کون سے اقدامات کرنے ہیں۔ شائستہ مواصلات کے ساتھ ہر طرح کا راستہ ، کال کرنے والے اور منیجر کے بہترین نتائج تک صورتحال سے نمٹنے کی صلاحیت بڑھ جاتی ہے۔

‘براہ کرم’ اور ‘آپ کا شکریہ’ دونوں کی توجہ ہوگی۔ تجربے کے ساتھ ، منتظم منیجر سے سیکھے گا کہ کیا اچھ workedا کام کیا اور اس طرح ، اگلے واقعے کو سنبھالنے کا طریقہ جان لیں گے۔

ایڈمنس ، یہ پتہ چلتا ہے ، ایک اعلی جذباتی عقل کی ضرورت ہے ، اور لوگوں کو پڑھنے اور اس کے مطابق ردعمل ظاہر کرنے کی صلاحیت۔

چار جذباتی ذہانت

جذباتی ذہانت سے مراد اپنے آپ اور دوسروں کے جذبات کو سمجھنے اور یہاں تک کہ اثر انداز کرنے کے ل a ایک تعطل ہے۔ انتہائی کامیاب ایڈمنز کے پاس کوکیوں میں جذباتی ذہانت ہوتی ہے۔ یہاں کیوں:

  • جذباتی ذہانت لوگوں کے ساتھ کام کرنے میں آسانی پیدا کرتی ہے۔ دوسروں کے جذبات سے منسلک ایڈمن مذاکرات اور دیگر تعامل سے بہتر نتائج حاصل کرتے ہیں۔ جذباتی ذہانت کا ترجمہ تمام لوگوں اور تمام حالات سے نمٹنے کے بہتر نتائج کی ترجمانی کرتا ہے ، اس سے انتظامیہ کے ل must ضروری مہارت پیدا ہوجاتی ہے ، جن کو کام کی درخواست کرنے ، کام انجام دینے اور گفت و شنید کرنے پڑتے ہیں۔ کے بارے میں بہت سارے لوگوں کے ساتھ کام کریں۔
  • جذباتی ذہانت لوگوں کو دوسروں کے جذبات کو سنبھالنے میں مدد دیتی ہے۔ لوگوں کو پڑھنے کی یہ صلاحیت ایڈمنز کو مالکان اور دیگر اہم ساتھیوں کی ضروریات کا اندازہ لگانے میں مدد کرتی ہے۔ مثال کے طور پر ، یہ اندازہ لگانا کہ باس کسی رپورٹ سے ناخوش ہے ، ایک پرجوش ایڈمن کو بات چیت کو ری ڈائریکٹ کرکے یا ری فریڈ کرکے ان کے حق میں کامیابی کا موقع فراہم کرتا ہے۔
  • جذباتی ذہانت تنازعات کے حل کو ہوا کا باعث بناتی ہے۔ تفہیم جذبات جذبات سے نپٹنا ، یہاں تک کہ منفی کو بھی آسان بنادیتے ہیں۔ اور جذبات سے نمٹنے کا طریقہ جاننا ایڈمنز کو کسی بھی تنازعہ کو حل کرنے کا ٹولز فراہم کرتا ہے۔
  • جذباتی ذہانت دباؤ کو منظم کرنے میں آسان تر بناتی ہے۔ جذباتی طور پر ذہین ایڈمنس اپنے اپنے دباؤ کی علامتوں کو پہچان سکتے ہیں اور اس بات کا ادراک کر سکتے ہیں کہ مراقبہ کے وقفے کا وقت آگیا ہے۔

5. دور اندیشی اور توقع

بہترین ایڈمنس کو یہ بتانے کی ضرورت نہیں کہ کیا کرنا ہے۔ وہ مسئلہ حل ہونے سے پہلے ہی حل کی توقع کرتے ہیں۔ یہ ایڈمنز ناگزیر ہونے کے لئے انتہائی مددگار ثابت ہوتے ہیں ، خفیہ ہتھیاروں کے مالک بغیر رہ نہیں سکتے۔

کیلی ٹوڈ نے ایک ای جی کی حیثیت سے اپنے کیریئر کا آغاز کیا ، جس نے ایچ جی ٹی وی پر مبنی پروڈکشن کمپنی میں دو ایگزیکٹوز کی مدد کی۔ اس کے ذہن میں ، اس کی پیش گوئی کرنے کی صلاحیت تھی جس نے واقعتا her اسے چمکادیا۔

کیلی - todd quot'تفصیلات پر دھیان دینا واقعی آپ کو بہت دور لے جانے والا ہے کیونکہ یہ عملدار کمال کا تقاضا کرتے ہیں ، اور جتنا اچھ wantا ہوسکتا ہے ، وہ چاہتے ہیں کہ کام صحیح طریقے سے کیے جائیں ، اور آپ کا کام… ان کی زندگی کو آسان بنانا ہے۔

اگر آپ باس سے ایک قدم آگے رہ سکتے ہیں ، جیسے ، ‘میں نے آپ کے لئے یہ ریزرویشن لینے کا خیال رکھا کیونکہ میں اس کیلنڈر پر دیکھتا ہوں جسے آپ مسدود کر چکے ہیں۔‘

یہ توقع اور اس قسم کی تیاری ان کے اوپر اور واقعی آپ کو ان کے سامنے کھڑا کرنے پر مجبور کر رہی ہے….

[ایڈمن] ایگزیکیوٹ کا بہترین دوست ہوسکتا ہے ، اور اگر وہ ان سے ایک قدم آگے سوچ رہے ہیں تو آپ کھڑے ہوجائیں گے۔ '

چیلسی ہناٹ متفق ہیں:

چیلسی ہنات'چونکہ ان کے کام میں ایک کمپنی کے اندر بہت سے مختلف پہلو شامل ہیں ، لہذا ان میں امکانی چیلنجوں اور نتائج کی پیش گوئی کرنے کی ایک الگ صلاحیت ہے۔'

6. ملٹی ٹاسکنگ

ماضی میں ، ہم نے اس پر بحث کی ملٹی ٹاسکنگ ایک افسانہ ہے جو پیداوری کو ختم کر دیتا ہے . ہمارے دماغ ایک وقت میں ایک اعلی سے زیادہ کام انجام دینے کے لئے وائرڈ نہیں ہوتے ہیں ، لہذا بہترین حکمت عملی یہ ہے کہ ان کو ترجیح دی جائے اور ان کو ایک ایک کر کے دستک دے۔

ہم جیسے سافٹ ویئر کے استعمال کی تجویز کرتے ہیں سوموار ڈاٹ کام اپنے روزمرہ کے کاموں کی تخلیق ، ٹریک اور نگرانی کرنا۔ ایک مفت آزمائش ہے جس کے لئے آپ سائن اپ کرسکتے ہیں یہاں .

اور جب کہ یہ بات بڑی حد تک درست ہے - مثال کے طور پر جب آپ سیلز کال پر ہوتے ہیں تو آپ کو مالیاتی ماڈل لکھنے کی کوشش نہیں کرنی چاہئے - ایڈمن کی کچھ بنیادی ذمہ داریوں کے لئے انہیں بیک وقت کام شروع کرنا پڑتا ہے۔

اس کی وجہ یہ ہے کہ بڑی ، زیادہ اسٹریٹجک ذمہ داریوں کے علاوہ ، فائلنگ یا شیڈولنگ جیسے روٹ ٹاسک اب بھی اکثر ایڈمنز پر پڑتے ہیں۔ - یا بیک وقت ان کو جلدی سے کروانے کے قابل ہونا ایک بڑا فائدہ ہے۔ بہترین ایڈمن یہ آسانی سے کرتے ہیں۔

بالغوں کے لئے آئس بریکر کی سرگرمیاں

بونٹز میں انتظامی معاون اسٹیفنی میرٹ کی وضاحت:

سٹیفنی میرٹ'انتظامی اسسٹنٹ کی سب سے اعلی مہارت ملٹی ٹاسک کرنے کی صلاحیت ہے۔ میں جانتا ہوں کہ میں عام طور پر ایک ہی وقت میں کچھ چیزیں جاری رہتا ہوں اور مجھے بیک وقت دونوں کام کرنے کے قابل ہونا پڑے گا۔

مثال کے طور پر: مجھے اپنے سب ٹھیکیداروں کے لئے ہوٹل کے کمرے بنانا پڑیں گے ، جب میں فون پر ہوں ، میں ای میلز کا جواب دے سکتا ہوں ، یا کچھ کاغذی کارروائی ختم کر سکتا ہوں۔

7. موافقت

جیسا کہ ہم پہلے بیان کر چکے ہیں ، کسی ایڈمن کی فہرست کی ذمہ داریاں وسیع اور متنوع ہیں۔ اکثر ، اس کا مطلب یہ ہے کہ مکمل طور پر غیرمتعلقہ پروجیکٹ کی طرف ایک ڈائم اور محور پر رکنے کے قابل ہو۔ چیزیں تیزی سے تبدیل ہوجاتی ہیں ، اور بہترین ایڈمن آسانی سے رد عمل کا اظہار کر سکتے ہیں۔

مثال کے طور پر ، اگر باس اچانک کسی اچانک سفر کا انکشاف کرتا ہے جو اسے اگلے دو ہفتوں کے لئے دفتر سے باہر بھیج دے گا تو ، اس کے ایڈمن کو کارروائی کا آغاز کرنے کی ضرورت ہے ، اس کے شیڈول کو صاف کرتے ہوئے تمام متاثرہ فریقوں سے مؤثر طریقے سے بات چیت کرتے ہوئے مجروح جذبات اور چوٹ کے مار سے بچنے کے ل avoid . اس صورتحال میں ، دباؤ ڈالنے اور گھنٹوں صرف کرنے کا فیصلہ کرنے کا وقت نہیں ہے۔

وضاحت کرنے کے لئے دوبارہ میرٹ یہاں ہے:

سٹیفنی میرٹ'دوسری اعلی مہارت ایک لمحے کے نوٹس میں آپ جس چیز پر کام کر رہے ہیں اسے تبدیل کرنے کے قابل ہوگی۔ میں کسی چیز کے بیچ میں ہوسکتا ہوں اور میرا باس چلتا ہے اور کہتا ہے کہ اسے اب کسی چیز کی ضرورت ہے ، مجھے اپنے کاموں کو روکنا ہے اور اس نے مجھ سے جو کچھ کہا ہے ، اس کے بعد راستے میں واپس آنا چاہئے کہ میں آنے سے پہلے ہی میں کیا کر رہا تھا۔ مجھے دیکھنے کیلئے.'

پلیو غذا پر پاپکارن ہے

یہ ایک اہم نکتہ ہے۔ - یہ صرف کاموں کو فوری طور پر تبدیل کرنے کے بارے میں نہیں ہے ، یہ ایک بار جب آپ واپس سوئچ کرتے ہیں تو پٹری پر واپس آنے کے قابل ہوتا ہے۔ بہر حال ، بہت کم ہے کہ کوئی ایڈمن ایسا کرتا ہے جو اہم نہیں ہے۔

8. پیچیدہ تنظیم

یہ نان دماغ کی طرح لگتا ہے ، لیکن یہ بہت اہم ہے۔ جب آپ مختلف ٹن منصوبوں پر کام کر رہے ہیں تو ، آپ کو تنظیم کی کمی کی وجہ سے نقل کے کام کو ضائع کرنے کا وقت نہیں ہوگا۔ نیز ، تنظیم تناؤ کو کم کرنے میں مدد فراہم کرتی ہے ، اور یہ لفظی اور علامتی طور پر بھی 'دراڑوں سے گرنے' سے اہم کام روکتا ہے۔

جب بات آتی ہے کہ آپ کس طرح منظم ہوتے ہیں تو ، اسٹیفنی میرٹ کا دعوی ہے کہ صرف ایک ہی قاعدہ ہے - جو بھی آپ کے لئے کام کرتا ہے:

سٹیفنی میرٹ“کوئی بھی دو افراد ایک جیسے نہیں کام کرتے ہیں۔ میں کسی پروجیکٹ کو شروع کرنے سے پہلے کسی پروجیکٹ کو ختم کرنا چاہتا ہوں۔ لیکن یہ ہمیشہ ممکن نہیں ہوتا ہے ، لہذا مجھے یاد دہانی کرنی ہوگی کہ مجھے یہ بتانے کے لئے کہ میں جس منصوبے پر کام کر رہا تھا اسے ختم کردوں۔

ہر ایک کی اپنی تنظیمی مہارت ہوتی ہے اور وہ جانتے ہیں کہ ان کے لئے کیا بہتر کام کرتا ہے۔ میں ایک دیکھنے والا شخص ہوں۔ میں کیلنڈر بہت استعمال کرتا ہوں۔ میرے پاس فرش میں سامان بھی ہے تاکہ میں ہر چیز کو برقرار رکھوں۔

ایک لڑکی جس کے ساتھ میں کام کرتا ہوں وہ اس کی میز پر ڈھیروں کا استعمال کرتی ہے ، لہذا اسے یقین ہوسکتا ہے کہ جس پر وہ کام کر رہی ہے وہ ختم ہوچکی ہے۔

جو بھی آپ کا طریقہ کار ہے ، تنظیم ضروری طور پر ایڈمن ہنر مند ہونا ضروری ہے۔

(- اس کے ساتھ مزید کام کریں اسسٹ - # 1 مفت ہفتہ وار نیوز لیٹر معاونین کے ذریعہ معاونین کیلئے بنایا گیا ہے۔)

9. 'خادم کے دل' ہونا

پہلی بار ، اصطلاح 'رابرٹ گرینلیف' نے تیار کی۔ نوکر رہنما ”دیر تک انتظامیہ کے لغت میں داخل ہوگیا ہے۔ اس سے مراد ایک ایسے انداز کی قیادت ہے جو دوسروں کی فلاح کو پہلے رکھتی ہے۔ عملی طور پر ، اس کا مطلب ہے ذاتی اور پیشہ ورانہ ترقی پر توجہ دینا ، اور کسی کی ٹیم کی کامیابی کی حمایت کرنا ایک کی سب سے بڑی ذمہ داری کو دیکھنا۔

'خدمت' کا یہ خیال ایڈمن کے کردار میں اتنا ہی اہم ہے جتنا یہ قائدانہ کردار میں ہے۔

ویلیری گومز'یہ بہت اہم ہے. ایک راک اسٹار کا ایگزیکٹو یا انتظامی معاون اپنے قائد کی خدمت کرنا چاہتا ہے ، چاہے یہ کام بڑا ہو یا چھوٹا۔ ایک مضبوط منتظم جانتا ہے کہ اپنے باس کے اہداف کو حاصل کرنے میں مدد کرکے وہ اپنے مقاصد حاصل کریں گے۔ '

-یلیری گومز ، اے ڈی پی میں انتظامی معاون

عظیم ایڈمنس بے لوث ہیں ، اور جانتے ہیں کہ ان کی ٹیم میں شامل ہونے پر رضامندی ٹیم کی کامیابی اور اپنے دونوں کو یقینی بنانے میں معاون ہے۔

10. وسائل

اپنے پیروں پر سوچنے اور مکھی کے حل کی پیش گوئی کرنے کی صلاحیت ، ایک ایڈمن چن سکتا ہے کہ ان میں سے ایک سب سے اہم خوبی ہے۔ ویلری گومز کی وضاحت کرتی ہے کہ کیوں:

ویلیری گومز'میں نے ابھی تک کسی ایسے پروگرام کی کوآرڈینیشن کرنی ہے جو قطع نظر ہو اس کے قطع نظر کہ میں کتنا پیچیدہ منصوبہ بنا رہا ہوں۔ چاہے ہیڈکاؤنٹ میں آخری لمحے کی تبدیلی ہو جس کے لئے آپ نے پہلے ہی بجٹ تیار کیا ہو یا آپ کے باس کی پریزنٹیشن براہ راست رہنے کے شیڈول سے 5 منٹ قبل مانیٹر ڈسپلے میں سسٹم کی خرابی ہو۔

آپ کو اپنے پیروں پر سوچنے کے قابل ہونا چاہئے - جو بھی مسئلہ ہو ، ایک راک اسٹار منتظم حل تلاش کر لے گا! '

الزبتھ وائٹ پیٹرز اس بات سے متفق ہیں کہ وسائل کی فراہمی ایک کلیدی خصوصیات ہے ،

الزبتھ-سفید پیٹرز'میں دیکھتا ہوں کہ اے اے کو کارپوریٹ میک گائور (90 کی دہائی سے ہونے والا یہ شو یاد ہے؟) جو تھوڑی بہت کچھ میں ہاتھ رکھتے ہیں ، تخلیقی طور پر مسائل کو حل کرنے کے قابل ہیں ، اور اس میں کسی بھی قسم کے خامیوں کو روکنے کے لئے جلد ہی صحیح سوالات پوچھ سکتے ہیں۔ منصوبے یا غیر متوقع چیلنجز۔

11. تحمل

ہم سب مرفی کے قانون سے واقف ہیں - جو بھی غلط ہوسکتا ہے وہ غلط ہوجائے گا۔

ٹھیک ہے ، کاروباری دنیا اس سے دور نہیں ہے۔ کوئی بھی جو کبھی بھی کسی پروجیکٹ کا انتظام کرتا ہے وہ جانتا ہے کہ چیلنجز ناگزیر ہیں۔

ایڈمن کردار کے لئے بھی یہی ہے۔ کسی وقت ، چیزیں راہداری سے گزریں گی۔ سرورز کا کریش ، فون سسٹم نیچے گر گیا ، فروشوں کی فلاک فلائٹ ، پروازیں منسوخ ہوگئیں ، لوگوں نے کام چھوڑ دیا۔

یہ صرف وسائل رکھنے کے بارے میں نہیں ہے۔ یہ کسی بھی صورتحال کا مقابلہ کرنے کے لئے اتنا مضبوط ہونے کے بارے میں ہے۔ ایک راک اسٹار ایڈمن دباؤ میں نہیں گرتا۔ بہترین لوگ ثابت قدم رہتے ہیں ، اس موقع پر اٹھتے ہیں اور کام انجام دیتے ہیں۔ یہ سچ ہے

یہاں پر ایڈمنس صحیح طریقے سے کھیتی باڑی کرسکتے ہیں ، جسے بعض اوقات لچکلاپن بھی کہا جاتا ہے:

  • ساتھیوں کے ساتھ اجتماعی کرنا۔ اجتماعی طور پر آکسیٹوسن جاری ہوتا ہے ، جو تناؤ کے لئے حساسیت کو کم کرتا ہے۔
  • مشورہ مانگنا۔ بعض اوقات ، ہمیں ایک مختلف نقطہ نظر کی ضرورت ہوتی ہے جو ہمیں کسی مشکل وقت سے گزرنے کی ضرورت ہوتی ہے۔
  • ذہنیت پر توجہ مرکوز کرنا۔ لوگ صرف ان عینک پر قابو پاسکتے ہیں جن کے ذریعے وہ دنیا کو دیکھتے ہیں ، لیکن وہ اپنے نقطہ نظر کو منفی سے مثبت میں بدل سکتے ہیں۔

12. مؤثر مواصلات

ایسی قسم کی مواصلت نہیں ہے جو ایڈمنز کو ہاتھ نہیں لگاتی ہیں۔ جب وہ ہر سطح پر ملازمین سے آمنے سامنے بات کرتے ہیں تو انھیں فون پر محظوظ ہونا پڑتا ہے ، اچھی ای میلز لکھنا ہوتے ہیں اور اعتماد کا پروجیکٹ ہونا پڑتا ہے۔ اکثر ، انہیں کمپنی بھر میں مواصلات لکھنا پڑتے ہیں یا یہاں تک کہ مل کر رکھنا پڑتا ہے بصری پریزنٹیشنز ان کے مالک کی جانب سے۔

کوئی بات نہیں میڈیم کیا ہو ، ان کا مواصلت واضح ہونا ضروری ہے ، براہ راست ، اور تعل .ق۔ یہ ان ایڈمنسٹریٹرز کے لئے خاص طور پر سچ ہے جو ایگزیکٹوز کے ساتھ مل کر کام کرتے ہیں۔ سی ای اوز اور دیگر سینئر قائدین تقسیم ، ریمبلنگ ، یا کسی بھی طرح کی رن آؤٹ نہیں چاہتے - وہ چاہتے ہیں موثر گفتگو یہ بات صحیح ہے۔

اس کا سب سے موثر طریقہ سیکھنا اچھ Adی ایڈمنوں کو بڑے لوگوں سے الگ کرنے میں مدد کرتا ہے۔

ورچوئل اسسٹنٹ سروسز اور مواصلت کی مہارت کو تیز کرنے کے خواہاں ایڈمنس دوست کا جائزہ لینے کے جانے والے دوست کی مدد کرسکتے ہیں۔ یہ شخص فراہم کرنے کے لئے تیار ہے آرام دہ اور پرسکون آمنے سامنے اسکرپٹس ، ای میلز ، اور کچھ بھی۔ وہ گہرائی سے جائزہ نہیں لے رہے ہیں۔ وہ صرف ان علاقوں کو نشاندہی کر رہے ہیں جن کا کوئی مطلب نہیں ہے۔

جائزہ لینے کے کچھ چکروں کے بعد بھی ، ایڈمنز کو اپنی مواصلات میں وضاحت کو بڑھانے کے لئے مختلف راستے نظر آئیں گے۔

13. ٹیک بقا

ان دنوں ایڈمنس اور ٹکنالوجی کی طرح کے ہاتھ ملتے ہیں۔ یہ صرف ای میل نہیں ہے - ایڈمنس سے توقع کی جاتی ہے کہ وہ مربوط ایپس اور پلیٹ فارم کی ایک بہت سی حد میں مہارت حاصل کریں۔

ہم بات چیت کر رہے ہیں مواصلات ایپس جیسی سلیک ، کیلنڈرنگ سسٹم جیسے کیلنڈی ، بلنگ سسٹم ، ٹریول ریزرویشن پلیٹ فارم ، HR سسٹم جیسے ٹرینیٹ ، یا ملازمین کی منگنی سافٹ ویئر جیسے کوانٹم کام کی جگہ ، 15 پانچ یا TINYpulse . (کوانٹم کام کی جگہ کی زبردست ہدایت نامہ پڑھیں ملازمین کی منگنی سافٹ ویئر خریدنا .)

یہ بہت ٹیک ہے۔

جب معاملات غلط ہوجاتے ہیں تو ، آپ ہمیشہ آئی ٹی اہلکاروں پر بھروسہ نہیں کرسکتے ہیں۔ در حقیقت ، چھوٹی کمپنیوں میں ، ایڈمن دراصل ڈیفیکٹو ٹیک لڑکا یا لڑکی ہوسکتا ہے۔ اگر آپ کریش کمپیوٹر کو دوبارہ شروع کر سکتے ہیں تو ، اککا تنقیدی سوچ کا امتحان ، ورڈپریس میں ایک بلاگ پوسٹ شائع کریں ، یا صرف انٹرنیٹ کو دوبارہ شروع کریں ، آپ کو ایڈمن گیم میں ایک ٹانگ لگ گئی ہے۔

تو ایڈمنز اپنی ٹیک بیداری کو کیسے پالش کرسکتے ہیں؟ وہ اکثر استعمال ہونے والی ٹیک کی فہرست بنا کر اور اس کی نشاندہی کرکے اس بات کی نشاندہی کرسکتے ہیں کہ وہ کون سے ٹولز کے ساتھ کم سے کم راحت مند ہیں۔ اس کے بعد ، عمل کامل بناتا ہے۔ ہم تجویز کرتے ہیں کہ ہر دن ایک گھنٹہ مختلف ٹیک پر تجربہ کرنے ، سسٹم کو جاننے اور ٹولز کو براؤز کرنے کیلئے استعمال کریں۔ مدد اور برادری صفحات ان صفحات میں سے بہت سے وسائل کے خزانے ہیں جو زیادہ تر لوگ کبھی تلاش بھی نہیں کرتے ہیں۔ کچھ صفحات میں 24/7 چیٹ انٹرفیس یا فون لائنیں بھی ہیں جو ٹیک ماہرین کے ذریعہ چلتی ہیں جو کسی بھی سوال کا جواب دے سکتی ہیں۔ جب اگلی بڑی تکنیکی طور پر دشواری کا سامنا کرنا پڑتا ہے تو ، بڑی مشکل اتنا آسان ہوسکتی ہے کہ جہاں سے جلدی مدد حاصل کرنے کے لئے جانا ہے۔

14. بڑی تصویر سوچ رہا ہے

قابل اعتبار ایڈمنز اکثر اعلی قیادت کے اعلی مشیر ہوتے ہیں۔ وہ نئے آئیڈیاز کے لئے ساؤنڈنگ بورڈ کی حیثیت سے خدمات انجام دے سکتے ہیں ، نئے عمل کی تجویز دے سکتے ہیں ، یا نوکری لینے کے فیصلوں پر بھی وزن کم کرسکتے ہیں۔

بہترین ایڈمن کمپنی کے کاروبار اور اس کی ثقافت کی تفہیم کی بنیاد پر سفارشات پیش کرکے قیمتی بصیرت فراہم کرتے ہیں۔ کسی بڑی چیز کے تناظر میں چیزوں کے بارے میں سوچنے کے بارے میں جاننا بہت ضروری ہے۔

تصویر کی بڑی سوچ دنیا کے وژن والوں کے ل something بہترین چیز چھوڑ سکتی ہے ، لیکن حقیقت میں ، ہر شخص آگے کی سوچنے کی صلاحیت پیدا کرسکتا ہے۔ ڈرائیونگ پر غور کریں۔ اچھی دفاعی ڈرائیونگ میں آگے کی اسکیننگ شامل ہوتی ہے تاکہ یہ معلوم ہو سکے کہ سڑک آپ کو کہاں لے جارہی ہے۔ یہی تکنیک خلاصہ تصورات ، جیسے کمپنی کے اہداف پر لاگو ہوتی ہے۔ آج آپ جو اقدامات کرتے ہیں اس سے آپ اپنی کمپنی کے لئے کون سی راہ ہموار کررہے ہیں؟ آپ کو کن رکاوٹوں کا مقابلہ کرنے کی توقع ہے؟ ایک بار جب آپ ان چیزوں کا تصور کرسکتے ہیں تو ، آپ ان کے لئے تیار کر سکتے ہیں۔

15. تفصیل پر توجہ

اگر بڑی تصویر سوچنے سے فرق پڑتا ہے تو ، فلپسائڈ بھی درست ہے۔ ایڈمن کے کام میں تفصیلات اہم ہیں ، اور ان کے لئے گہری نگاہ رکھنا ناگزیر ہے۔

اس کے بارے میں سوچیں - ایک ایڈمن جو کچھ کرتا ہے وہ نسبتا-بلند داؤ پر ہوتا ہے۔ اگر آپ کو یہ کام کسی پرواز میں نہیں ملتا ہے تو ، وہ شاید فنڈز کے اس اگلے مرحلے کو بند نہیں کرسکیں گی جس کی آپ کی کمپنی کو روشنی جاری رکھنے کی ضرورت ہے۔

اگر آپ کو وقتی طور پر اور ٹھیک رقم کے عوض ایک اداکار فروش موصول نہیں ہوتا ہے تو ، وہ آپ کی کمپنی کا رخ موڑ سکتے ہیں۔ یا سب سے بدترین… آپ کی طرف سے غلطی کی غلطی آپ کے باس کو خراب لگ سکتی ہے۔

کوالٹی کنٹرول جب تفصیلات کی بات ہوتی ہے تو کسی بھی ایڈمن کے لئے ایک بہت بڑا اثاثہ ہوتا ہے۔

16. ترجیح

ترجیحی فن کے ذریعہ ، ایڈمن ایک کام کرنے والی فہرست کو انمول کامیابیوں کی فہرست میں تبدیل کرسکتے ہیں۔ 'مشن تنقیدی کام' اور 'ان کاموں کا انتظار کر سکتے ہیں' کے درمیان فرق کرنے کی صلاحیت جس میں عیب فیصلہ ، قائدانہ صلاحیتوں اور کمپنی کی اقدار کے ساتھ ایک سیدھ کا مظاہرہ ہوتا ہے۔ سب سے اچھی بات یہ ہے کہ ترجیح قابلیت کی نمائش کرتی ہے ، جو قائدین کا حوصلہ افزا اعتماد رکھتے ہیں جو خوش ہوتے ہیں انہیں کوئی ہاتھ نہیں پکڑنا پڑتا ہے۔

ترجیح بھی کسی ٹاسک لسٹ کا سامنا کرتے ہوئے پرسکون رہنے کی کلید ہوسکتی ہے جو دوسرے سے بڑھ جاتی ہے۔ ان حالات میں توجہ کا فقدان خوف و ہراس کا باعث بنتا ہے ، اور گھبراہٹ پیداوری کو مار دیتی ہے۔ کچھ اہم کاموں میں ابھی ڈائیونگ اور معمولی کاموں کو ٹیبل کرنے سے ترجیحی ورک فلو چلتا رہتا ہے جبکہ ہر کام کرنے کی کوشش کے دباؤ کو کم کرتا ہے۔

ایڈمنز مختلف کاموں کے پیچھے سیاق و سباق کو جذب کرنے اور ان کی اہمیت کو بہتر انداز میں جاننے کے لئے جلسوں اور آرام دہ اور پرسکون چیٹس کے دوران غور سے سننے سے ترجیحی صلاحیتوں کو بڑھا سکتے ہیں ہم کام کرنے کی فہرست میں جانے اور پوچھنے کی بھی سفارش کرتے ہیں ، 'اس سے کیا اثر پڑتا ہے؟' اصل ترجیحات جلد ہی سامنے آئیں گی۔

(- اس کے ساتھ مزید کام کریں اسسٹ - # 1 مفت ہفتہ وار نیوز لیٹر معاونین کے ذریعہ معاونین کیلئے بنایا گیا ہے۔)

ہم امید کرتے ہیں کہ آپ انتظامی اسسٹنٹ صلاحیتوں کو ترقی دینے کا طریقہ سیکھیں گے جو آپ کو اگلے درجے تک لے جائے گی! تو آپ کیا کہتے ہیں؟ کیا آپ اپنے آپ کو افسانوی ایڈمن سمجھتے ہیں؟ آپ کے پسندیدہ انتظامی معاون کون سے اشارے اور چالیں ہیں؟ شرمندہ نہ ہوں ، ہمیں ذیل میں دیئے گئے تبصروں میں بتائیں۔